En ansattes personlige fil er informasjon som gjenspeiler alle trinn i forholdet mellom den ansatte og organisasjonen. Den dannes (vedlikeholdes og formaliseres) av et personellorgan eller en spesielt autorisert tjenestemann. Det er nødvendig å lage en personlig fil i samsvar med gjeldende regler for journalføring.
Nødvendig
- Mappe "Personlig fil";
- Ansattes dokumenter (eller deres kopier);
- Penn;
- Hullemaskin.
Bruksanvisning
Trinn 1
En personlig fil startes etter publisering av en ordre om utnevnelse av en ansatt til en stilling.
Steg 2
Den personlige filen inneholder: en intern oversikt over dokumenter; spørreskjema og personlig ark om personalregister; sammendrag;
kopier av utdanningsdokumenter (og alle kvalifikasjonsbevis); identitetskort; sertifikater og andre dokumenter som bekrefter endringer i den ansattes personlige data (kopier av vigselsattest, TIN, forsikringsbevis, fødselsattest for barn); ansvarsavtale; kopier av alle bestillinger for avtale, overføring, insentiver, forretningsreiser, ferier osv. arbeidsavtale (kontrakt); data om resertifisering; kjennetegn.
Alle disse dokumentene (eller kopiene deres) må arkiveres i en mappe.
Trinn 3
I den interne beholdningen er det nødvendig å liste opp alle dokumenter som er arkivert i en personlig fil. Dokumenter arkiveres i kronologisk rekkefølge etter hvert som de blir tilgjengelige. I kolonnen "Merk" i den interne beholdningen er det indikert at dokumentene trekkes tilbake eller originalene erstattes med kopier. Den interne varebeholdningen er signert av den ansatte som har samlet den, med angivelse av etternavn, navn, patronymic og dato for utarbeidelse.
Trinn 4
Oppføringer som legges inn i en personlig fil skrives med en fyllepenn eller kulepenn i svart, blå eller lilla, korrigeringer er ikke tillatt.
Trinn 5
Ark av den ansattes personlige mappe og hans interne lager er nummerert separat.
Trinn 6
Når du lukker en personlig fil, må du sende inn en uttalelse og beordre om å si opp den ansatte.
Trinn 7
De oppbevarer personlige filer i safe for en organisasjon eller bedrift. De utstedes kun for personlig bruk for en bestemt kategori ansatte som har tilgang til personellinformasjon.
Trinn 8
Personlige filer til avskjedigede ansatte overføres til arkivlagring i 75 år. De personlige filene til bedriftslederne oppbevares permanent.
