De personlige filene til alle pensjonerte og pensjonerte ansatte må sendes til arkivet for lagring (artikkel 17 i føderal lov nr. 125-F3). En ansatt ved personalavdelingen er forpliktet til å forberede mapper med dokumenter og overføre dem til en autorisert ansatt i arkivet fra hånd til hånd.
Nødvendig
- - mapper;
- - bindemiddel;
- - blyant;
- - inventar;
- - overføre inventar.
Bruksanvisning
Trinn 1
Før du sender personlige filer til arkivet, må du nøye utarbeide alle tilgjengelige dokumenter som er igjen i personalavdelingen etter oppsigelse av ansatte. Lovverket fastsetter visse tidsfrister der det er nødvendig å ha tid til å overføre de personlige arkivene til ansatte for arkivering. De bør ikke overstige 12 måneder etter at oppsigelsen fant sted.
Steg 2
Ordne hver personlige fil i omvendt kronologisk rekkefølge. Hvis den første siden var under søknad en søknad skrevet av en ansatt for en jobb, vil arkivdokumenter den første siden være et oppsigelsesbrev.
Trinn 3
Alle ark brettet i riktig rekkefølge, arkiv med bindemiddel, nummer i rekkefølge. Lag en oversikt på et eget ark. Skriv inn alle de innbundne sidene i den personlige filen din under serienummeret.
Trinn 4
Legg ved inventaret øverst på alle sidene. Hvis du fyller ut en personlig fil for hver ansatt hver for seg, legg den i en pappmappe, skriv med store bokstaver første bokstav i den ansattes etternavn og oppsigelsesåret.
Trinn 5
Når du overfører saker til arkivet, er det tillatt å legge flere saker av pensjonerte ansatte i en mappe, men antall ark i den bør ikke overstige 250. I en mappe, legg sakene til pensjonerte ansatte på ett år, hvis navn begynner med samme brev. Slik registrering av personlige filer brukes oftest i store bedrifter, der en stor personellstrøm passerer i løpet av ett år.
Trinn 6
For alle forberedte saker må du lage et overføringsark som har en enhetlig form. I kolonne nr. 1, skriv ned serienummeret til hvert tilfelle, i kolonne nr. 2 - indeksen for hvert tilfelle i henhold til nomenklaturen, nr. 3 - navnet på overskriftene til sakene, nr. 4 - datoer, Nr. 5 - antall ark overført for hvert tilfelle separat, nr. 6 - lagringsperioder, nr. 7 - tillegg eller eksisterende notater.
