En personlig fil er hele volumet av dokumenter for en ansatt, som inneholder den nødvendige personlige informasjonen om den ansatte og data om ansienniteten. Den personlige filen oppbevares individuelt for hver ansatt, i en egen mappe. For at den ansattes personlige fil skal gjøre det mulig å systematisere informasjon om den ansatte, er det visse regler for dannelsen.
Bruksanvisning
Trinn 1
Husk at en personlig fil obligatorisk bare blir utført for ansatte ved institusjoner for offentlig tjeneste, alle andre arbeidsgivere bestemmer om de skal utføre personlige anliggender etter eget skjønn. Samtidig, hvis avgjørelsen om håndtering av personlige filer til ansatte ble tatt, bør dokumentasjonen utarbeides i samsvar med reglene for kontorarbeid.
Steg 2
En ansattes personlige mappe inkluderer en ganske stor mengde dokumentasjon, inkludert den ansattes profil, hans biografi, anbefalinger og egenskaper, dokumenter om utdanning osv. En av de uunnværlige egenskapene til en ansattes personlige mappe er en intern oversikt over saksdokumenter.
Trinn 3
Lag en intern oversikt over dokumenter - dette er det første dokumentet som er investert i saken. Siden den personlige filen er dannet i kronologisk rekkefølge, blir beholdningen samlet på samme måte. Dermed føres hele listen over dokumenter som er utarbeidet og mottatt fra den ansatte ved ansettelse, inn i varelageret. I fremtiden, etter mottak av ny dokumentasjon, skal du arkivere dokumentene i saken og føre dem inn i inventaret i kronologisk rekkefølge.
Trinn 4
Når du vedlikeholder en personlig fil til en ansatt, tilordner du et serienummer til hvert arkivert dokument. Merk sidene med egen nummerering. I tillegg, avhengig av kategorien i dokumentet, tilordne det en spesiell indeks.
Trinn 5
Når du legger inn data i den interne beholdningen av personlige fildokumenter, må du oppgi informasjon om serienummeret og indeksen til hvert dokument, det fulle navnet på dokumentet og antall ark i tilfelle dette dokumentet opptar. Nummer arkene som lageret blir gjennomført separat fra den generelle saksoppsettet. Bekreft den interne beholdningen med din egen signatur og transkripsjonen som indikerer posisjonen. Riktig fylling av den interne varelageret lar deg systematisere de personlige filene til de ansatte og gjøre tilgang til informasjon om den ansatte praktisk og effektiv.
