En personlig fil er en samling dokumenter som inneholder informasjon om en ansatt fra tidspunktet for signering av ordren for ansettelse til datoen for utstedelse av ordren om avskjed. I vårt land er det obligatorisk å vedlikeholde personlige filer bare for tjenestemenn. Imidlertid foretrekker de fleste bedrifter og organisasjoner å organisere og registrere data om ansatte.
Bruksanvisning
Trinn 1
Den personlige filen inneholder som regel følgende informasjon om den ansatte: et personlig ark, kopier av utdanningsdokumenter, en kopi av bestillingen og søknaden om ansettelse, en ansettelseskontrakt, endringer og tillegg til den, dokumenter om sertifisering og videregående opplæring, og også andre dokumenter som er nødvendige for personaltjenesten (en kopi av vigselsattest, fødselsattest, pass, militær ID, etc.).
Steg 2
Den personlige filen til hver ansatt er tegnet opp i en egen mappe med pappdeksel - et bindemiddel. Den inneholder forutsetningene: etternavn, navn, ansattes patronym, dato for åpning av saken. Etter at den ansatte er avskjediget, lukkes den personlige filen. Dokumenter må sendes til arkivet uten å mislykkes.
Trinn 3
Lukkede personlige filer er nummerert, en intern oversikt over saksdokumenter blir utarbeidet. Dokumentene i mappen er samlet i kronologisk rekkefølge - fra det øyeblikket den ansatte ankommer til datoen for oppsigelsen. En intern varebeholdning utarbeides i samme rekkefølge. Nummereringen av arkene i inventaret er atskilt fra nummereringen av dokumentene i den personlige filen.
Trinn 4
Personlige filer til ansatte utstedes bare til lederen eller andre personer etter ordre fra lederen, samt til den ansatte selv. Informasjon lagret i en personlig fil er konfidensiell, noe som betyr at den ikke kan utleveres til fremmede. Det er forbudt å gjøre endringer i de tidligere dokumentene i den personlige filen, samt å trekke dem ut.
Trinn 5
HR-avdelingen fører bare oversikt over nåværende ansatte. Dokumentene til de avskjedigede ansatte overføres til arkivet. De er lagret der i 75 år, og de personlige filene til ledere, ledere, samt personer med priser og grader, er ubestemt.
