Arbeidet til enhver bedrift er umulig uten ansatte. For å forenkle regnskapsføringen av personalbevegelser bruker noen arbeidsgivere som regel såkalte personlige filer i løpet av sin virksomhetsaktivitet. Generelt betyr begrepet "personlig fil" et slags arkiv som inneholder alle personlige data om en arbeidstaker. Bruk av et slikt regnskapssystem er ikke nødvendig for juridiske personer, men for statlige institusjoner er personlige filer en obligatorisk post.
Bruksanvisning
Trinn 1
Som regel skriver en ansatt en søknad om ansettelse ved søknad om jobb. Du, som godtar å godta ham for stillingen, utarbeider en ordre (ordre) for aksept. Deretter lager du kopier av alle dokumenter, for eksempel fra pass, fra vigselsattest osv.
Steg 2
På dette tidspunktet lager du en personlig fil. Vær oppmerksom på at det må opprettes separate mapper for hver ansatt. Lag kopier av alle bestillinger, for eksempel en jobbordre. Du trenger også kopier fra arbeidsboken, utdanningsdokumentet, det vil si alle kopier av dokumentene du har tilgjengelig for den ansatte.
Trinn 3
Når alle kopier er laget, arkiverer du dem. Vær oppmerksom på at denne saken vil øke når du jobber. Det vil si at hvis ordrer utstedes mot denne ansatte, for eksempel en ordre for en forfremmelse, en ordre om å utpeke en ansvarlig person, en ordre om å gi permisjon osv., Så må du lage kopier av dem og sende dem til din personlige fil i kronologisk rekkefølge … Dette gjelder alle HR-dokumenter i forhold til den ansatte.
Trinn 4
Lag en intern oversikt slik at du enkelt kan gjøre deg kjent med innholdet i saken. Den er også fylt i kronologisk rekkefølge. Alle dokumenter i varelageret må ha et serienummer, dato for utarbeidelse, tittel, antall ark og muligens en slags merknad.
Trinn 5
Personalets personlige filer skal oppbevares av en ansvarlig person som er utnevnt etter ordens leder. Rettelser er kun tillatt av denne ansvarlige personen, og informasjon kan bare vises i nærvær av denne personen.
Trinn 6
Når du avskjediger en ansatt, må du lukke den personlige filen, det vil si oppsummere, nummerere arkene, skrive det totale antallet sider, sy alt og sende det til arkivet til organisasjonen, mens du fullfører leveringslisten.
