Hvorfor er det to ansatte som er på kontoret i like lang tid, ingen blir distrahert av fremmede ting, men de klarer å gjøre en annen mengde arbeid? Fordi en av dem sprer oppmerksomheten, mens den andre klarte å strukturere arbeidsflyten. Kompetent planlegging av arbeidstiden er en av nøklene til en vellykket og effektiv arbeidsdag.
Bruksanvisning
Trinn 1
Form arbeidsblokker der du vil utføre lignende oppgaver. Som du vet er det vanskelig å starte. Motvillig når du setter deg ned for den første oppgaven, blir du involvert, og ting går mye raskere. Legg derfor prosjekter og oppgaver i mapper og begynn å gjøre lignende. Hvis du er sjef for mottak av besøkende eller ansatte, er det også bedre å avsette kontortid slik at du ikke hele tiden blir distrahert fra å jobbe med papirer.
Steg 2
Hvis det er mye arbeid og det krever full oppmerksomhet, kan du tillate deg å arrangere åpentider. Overfør telefonen til kollegene eller sekretæren, send besøkende til stedfortreder. Ikke nøl med å lukke deg selv på kontoret fra alle og gå helt inn i et presserende prosjekt.
Trinn 3
Ofte er varigheten av et prosjekt direkte knyttet til tiden som er tildelt det. Hvis sjefene ikke skynder deg for å fullføre oppgaven, kan du uavhengig regulere tidsrammen der prosjektet må fullføres. Dermed vil arbeidet ditt gå mye raskere enn om du jobber sakte dag etter dag.
Trinn 4
Prioriter riktig. Det er ting som må gjøres raskt, det er de som kan vente. Det er også ting som ikke trenger å gjøres i det hele tatt, samt ting som kan delegeres til underordnede. For å organisere effektivt arbeid, anbefales det å starte morgenen med de oppgavene som er tildelt prioritet nummer én. Men hvis du er arbeidsnarkoman, må du ta med mat og sove i planen din.
Trinn 5
Det er lett for folk å jobbe når de umiddelbart ser resultatet av aktivitetene sine. Så en person som hugger ved, kan se hvordan trehaugen avtar og reservene for vinteren øker. Når du jobber med et stort prosjekt, kan du lett miste interessen for det, siden resultatet kun forventes i en fjern fremtid. Bruk derfor et par timer av arbeidstiden til et slikt prosjekt, og fortsett deretter med å implementere små prosjekter som gir resultater akkurat nå.
