For å opprettholde personopplysninger om ansatte bruker noen arbeidsgivere såkalte personlige filer. I henhold til artikkel 85 i arbeidskoden må personalarbeidere motta, lagre og kombinere informasjon om hver ansatt. For dette anbefales det å bruke slike personlige filer. Hva er rekkefølgen på registreringen?
Bruksanvisning
Trinn 1
Først bør det avklares at håndtering av personlige filer ikke er et obligatorisk dokument for organisasjoner, men hvis du bestemmer deg for å bruke det, må du bli styrt av reglene for kontorarbeid.
Steg 2
Når en ansatt er ansatt, utsteder lederen en ordre (instruksjon) i skjema nr. T-1. På grunnlag av dette dokumentet genererer du et personlig kort for en ny ansatt (skjema nr. T-2).
Trinn 3
For å fylle ut dette skjemaet trenger du følgende dokumenter: pass, arbeidsbok, registreringsbevis (TIN), forsikringsbevis, militær ID (hvis noen), sertifikat eller vitnemål og andre dokumenter, for eksempel for en sjåfør - en førerkort, for kokker - en medisinsk bok, etc.
Trinn 4
Ta kopier av alle ovennevnte dokumenter og arkiv dem i en personlig fil i kronologisk rekkefølge. Dette arkivet er lagret i personalavdelingen eller i regnskapsavdelingen. Eventuelle endringer gjøres bare av ansvarlige personer. Men husk at arbeidsboken ikke er inkludert i den personlige filen, den må lagres separat i en safe eller under lås og nøkkel. Ansvarlige personer for sikkerheten til disse dokumentene utnevnes av en egen ordre.
Trinn 5
Liste opp alle dokumentene i varelageret, gjør endringer i den spesielle kolonnen "Vedlegg". Den inneholder også dokumentenes serienumre, antall ark til hver av dem og mottaksdato.
Trinn 6
Noen av dokumentene fra den personlige filen er et spørreskjema, en selvbiografi, skriftlige forklaringer og eventuelle uttalelser. Husk at arkivet ikke blir overført til den ansatte selv, og selv om det er nødvendig, kan den ansatte bare se på den personlige filen i nærvær av den ansvarlige.
Trinn 7
Etter at saken er dannet, fullfør forsiden. For å gjøre dette, i midten i midten, skriv serienummeret til dette arkivet, organisasjonens navn, stillingen til den ansatte, samt hans fulle navn.
