Personlige filer kan opprettes for hver ansatt som jobber for bedriften. Men spesielt blir det tatt hensyn til gjennomføring av slike dokumenter i forhold til lederne og ledende spesialister i organisasjonen. For å korrekt og i ønsket volum gjenspeile nødvendig informasjon om en person som ansatt, er det verdt å oppfylle en rekke krav for å lage en personlig fil for hver av dem.
Bruksanvisning
Trinn 1
Artikkel 85 i den russiske føderasjonens arbeidskode definerer begrepet "personopplysninger om en ansatt". Og i henhold til denne bestemmelsen er det nødvendig å fylle ut en personlig fil for hver ansatt. Start det umiddelbart etter at ordren om opptak av en person til stillingen er utstedt. Hovedkravet for utformingen av dette dokumentet er å fylle ut kronologisk rekkefølge. Det vil si at alle papirer må arkiveres når de blir tilgjengelige.
Steg 2
Listen over dokumenter som må være til stede i hver personlige fil er definert i avsnitt 5 i resolusjonen fra presidenten for Den russiske føderasjon av 1998-01-06 nr. 640. Den inkluderer: en intern oversikt over dokumenter, en ansattes spørreskjema, et CV, kopier av utdanningsdokumenter og identitetskort, sertifikater som bekrefter endringer i ulike personopplysninger om en person (disse kan være kopier av et vigselsattest, innhenting av TIN, forsikring attest, fødsel av barn og andre) og en arbeidsavtale. Det er viktig at den personlige filen inneholder kopier av alle bestillinger angående forskjellige avtaler, insentiver, forretningsreiser, ferier, sertifiseringsdata, egenskaper osv. Og selvfølgelig bør det i hver personlig fil være en plan for en persons karrierevekst. Hvis det er behov for avklaring til noen av disse dokumentene, blir det notert i tilleggslinjen "Merknad".
Trinn 3
Ved mottak av alle slags dokumenter fra en serie av de som vil bli arkivert i en personlig fil, blir det utarbeidet en oversikt. Det hjelper med å holde en mer strømlinjeformet oversikt over ansattes informasjon. Den må være signert av kompilatoren, angi hans posisjon, dechiffrere signaturen og påføre datoen. Når den personlige filen lukkes, ansattes søknad om avskjed eller dokumenter som begrunner behovet for avskjed, blir en kopi av bestillingen arkivert.
