Vedlikehold av spesiell dokumentasjon er en integrert del av personalavdelingen i en bedrift. Samtidig er en personlig fil obligatorisk for hver ansatt. I fremtiden blir personlige filer arkivert i spesielle mapper.
Nødvendig
- - personlige dokumenter til den ansatte;
- - liste over dokumenter;
- - en mappe for en personlig fil.
Bruksanvisning
Trinn 1
Begynn å registrere en personlig fil for en ansatt umiddelbart etter ansettelse. Det er ingen enhetlig skjema for innlevering av en sak, så du kan utvikle den selv. Lag kopier av den ansattes pass, pensjonsforsikringssertifikat, TIN-sertifikat og andre personlige dokumenter, om nødvendig, for eksempel legeattest og førerkort.
Steg 2
Design et omslag for din personlige fil. Angi navnet på organisasjonen din i samsvar med de inngående dokumentene, legg inn sakens serienummer og datoen for forberedelsen. Du kan også skrive varigheten av arbeidskontrakten med den ansatte. La det være plass til notater om oppsigelse, overføring osv. I midten av omslaget, plasser etternavn, fornavn og patronymic til den ansatte i sin helhet, hans stilling.
Trinn 3
Den første siden i den personlige filen skal inneholde en oversikt over den ansattes tilgjengelige dokumenter. Det er best å samle beholdningen i elektronisk form. Sørg for å ta med navnet på den autoriserte medarbeideren og datoen for inventaret. Informasjon om tilgjengelige dokumenter kan plasseres i form av en tabell, og noterer antallet av hver av dem og lager de nødvendige notatene. Nederst i varelageret skal det være signaturene til kompilatoren og den ansatte som den personlige filen blir samlet for. Legg ved kopier av eksisterende dokumenter etter listen. Dette følges av alle papirer relatert til arbeidsflyten, for eksempel en ferieordre, avtaler om endringer i arbeidsavtalen osv.
Trinn 4
Fil din personlige fil i arkivmappen. Disse dokumentene bør oppbevares av en personalspesialist eller direktør i selskapet under begrenset tilgang til data. Ansatte kan motta dokumentene i en personlig fil etter avtale med lederen og under en personlig kvittering. Når en ansatt avskjediges eller overføres, overføres den personlige filen til et spesielt arkiv om tidligere ansatte i selskapet.
