Riktig organisert kontorarbeid er en av komponentene i det vellykkede arbeidet til enhver (til og med en liten) bedrift. Faktisk avhenger førsteinntrykket av forretningspartnere av hvordan hoveddokumentene (bestillinger, instruksjoner, brev osv.) Blir utarbeidet. Det er også viktig hvor raskt strømmen av innkommende, utgående og intern dokumentasjon går gjennom.
Bruksanvisning
Trinn 1
En bestemt ansatt skal være ansvarlig for arbeidsflyten i bedriften. Hvis bedriften ikke er veldig stor, er det en sekretær, en assisterende sekretær. Hvis organisasjonen inkluderer mer enn en underavdeling (spesielt hvis de har forskjellige territoriale steder), organiseres en førskoleinstitusjonstjeneste (dokumentasjonsstøtte for ledelsen).
Det er de som utvikler selskapets instruksjoner for kontorarbeid, reviderer det og gjør endringer. Når du utarbeider dokumentet, kan du legge til grunn "Regler for kontorarbeid i føderale utøvende organer".
Steg 2
Dette er en viktig, avgjørende fase, fordi etter godkjenning av instruksjonene for kontorarbeid, må dokumenter i bedriften tilsvare en viss stil:
- plassering av detaljer (langsgående, kantete);
- firmaskrift;
- format (papirstørrelse, innrykk).
I tillegg til eksemplene på foretaket, bør instruksjonene gjenspeile slike spørsmål som organisering av registrering av innkommende / utgående dokumenter; organisering av kontroll over gjennomføring av dokumenter og beslutninger tatt; utarbeidelse og overføring av dokumenter til arkivet, etc.
Trinn 3
Dannelsen av mapper der dokumenter for et bestemt emne er arkivert, bør utføres i samsvar med sakens nomenklatur. Den er utviklet av den ansvarlige for journalføring, på grunnlag av "Liste over standard styringsdokumenter generert i organisasjonens aktiviteter, som indikerer lagringstiden."
Trinn 4
På grunn av det faktum at arbeidet med utvikling av sakens nomenklatur er omfattende, krever omfattende kunnskap, er det mer korrekt å organisere arbeidet med det med involvering av representanter for individuelle tjenester og avdelinger. De lager lister over saker (som også angir lagringsperioder), som dannes i tjenesten eller avdelingen, og førskolen utdanningsinstitusjon lager en oppsummerende nomenklatur over saker for virksomheten.
Trinn 5
For å lette arbeidet med dokumenter bruker stadig flere bedrifter et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS). Det er mulig å velge et effektivt fungerende EDMS for enhver bedrift (med antall ansatte 7 eller 2000). De mest effektive i forhold til pris / kvalitet-forhold i dag er slike systemer som "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Men selv om bedriften din ennå ikke er i stand til å kjøpe en EDMS, vil standard Microsoft Office-programmer komme til unnsetning. Ved hjelp av de vanlige metodene Word, Excel, PowerPoint, er det fullt mulig å organisere utformingen av dokumenter i samsvar med kravene til bedriftsidentiteten, sette opp elektronisk dokumentflyt.
