I løpet av produksjonsaktivitetene oppretter enhver bedrift mange dokumenter som må lagres i noen, og noen ganger ganske lang tid. Det er for dette organisasjonen av arkivet er nødvendig.
Bruksanvisning
Trinn 1
Lag nødvendige betingelser for lagring av dokumenter i arkivet. Først og fremst må rommet beskyttes mot direkte påvirkning av sollys, luftfuktighetsnivået må ikke overstige det tillatte nivået, og tilgang til uvedkommende må også være stengt.
Steg 2
Vær oppmerksom på at i henhold til kravene til arkivets lokaler, er det ikke tillatt å plassere det i trebygninger, falleferdige bygninger, bygninger med fuktige fundamenter, loft eller kjellere. Samtidig bør lokalene beregnet på lagring av forskjellige arkivdokumenter i den tilpassede bygningen isoleres fra resten av lokalene som ligger i denne bygningen. Det er heller ikke tillatt å plassere arkivet i bygningens lokaler, som er okkupert av offentlige serveringstjenester, organisasjoner som lagrer kjemiske eller brannfarlige stoffer, matlager.
Trinn 3
Finn organisasjonens arkiv i en bygning tilpasset eller spesialkonstruert for å lagre poster. Rommet må fjernes fra farlige gjenstander i samsvar med brannsikkerhet. Disse inkluderer for eksempel parkeringsplasser, bensinstasjoner, garasjer. Det skal heller ikke være noen gjenstander som forurenser luften nær lokalene til bedriftens arkiv.
Trinn 4
Når du velger et rom som er egnet for å organisere et arkiv, må du ta hensyn til at det kreves flere separate rom for normal drift av arkivet: arkivlagring; rom for mottak av dokumenter; lokaler for bruk av lagrede dokumenter; arbeidsrom for arkivansatte.
Trinn 5
Flytt arkivlageret vekk fra laboratorie-, husholdnings- og industrilokaler. Samtidig må du være oppmerksom på at den ikke har vanlige ventilasjonskanaler og at den er atskilt fra nærliggende rom ved bruk av brannsikre vegger og tak med en brannmotstandsgrense på minst to timer. Også i arkivrommet er legging av avløps- og vannforsyningsrør ekskludert.
Trinn 6
Utarbeide for organisering av lagring "Forskrift om lagring av dokumenter" og godkjenne det med hodet. I tillegg bør det på oppdrag fra hodet oppnevnes en person som skal være ansvarlig for arkivet. Det opprettes også en spesiell ekspertkommisjon som regelmessig vil gjennomføre en undersøkelse av dokumenter for å overholde lagringsperioder.
