Kontorarbeid er en viktig del av aktivitetene til enhver bedrift, som lar deg føre oversikt over alle administrative og forretningsdokumenter. En ansatt eller en hel enhet, hvis oppgaver inkluderer kontorarbeid, finnes i alle virksomheter, uavhengig av eierform. Kompetent levert kontorarbeid er en garanti for godt koordinert arbeid for hele virksomheten og dets raske respons på endringer i forretnings- og markedsforhold.
Hva er kontorarbeidet til?
Før eller senere, etter start av aktiviteter, står ethvert selskap overfor behovet for å organisere arbeid med dokumenter, som er det grunnleggende styringsverktøyet, siden det er med deres hjelp overføring av retningslinjer og ledelsesbeslutninger kommuniseres til en bestemt utøver. Systemet for kontorarbeid i bedriften er designet for å sikre standardisering og ensartethet i dokumentasjonen, organisere regnskapsføring og lagring for å lette arbeidet med forretningsdokumenter. Funksjonene til kontorsystemet inkluderer:
- kompetent organisering av arbeidsflyten, som sikrer rask overføring av dokumenter langs den korteste veien med minimalt tidsforbruk, slik at du kan kontrollere passering av ethvert dokument og utføring av det i god tid;
- et automatisert system for registrering og regnskap for all innkommende, utgående og intern dokumentasjon;
- arkivering av dokumenter, som gjør det mulig å systematisere dem i henhold til formelle kriterier og forme dem til saker;
- opprettelse av en nomenklatur over saker - et kodesystem i henhold til lister over saksoverskrifter, som letter systematiseringen av dem og bestemmer lagringsperioder for arkiver som er etablert ved lov- eller bransjebestemmelser.
Hvis alle disse funksjonene i arbeidet med dokumentflyt i bedriften implementeres, kan vi si at kontorsarbeidssystemet er feilsøkt og fungerer etter behov.
Organisatoriske og juridiske aspekter
Ethvert dokument som inneholder detaljene i foretaket, betraktes som et forretningsdokument, og det bestemmes derfor juridiske konsekvenser for det, dvs. dette dokumentet kan allerede presenteres i retten når man løser konflikter og motsetninger som har oppstått. Derfor bør kontorarbeidet utføres på grunnlag av forskriftsdokumenter - spesialutviklede instruksjoner, verifisert av den juridiske tjenesten og godkjent av bedriftens leder. Denne instruksjonen er ikke bare en manual, men også et dokument som er obligatorisk for utførelse, så alle interesserte personer må bli kjent med den mot signatur.
Dokumentskjemaer, i samsvar med hvilke foretaket utfører sine aktiviteter, må standardiseres. Sammensetningen av detaljene som må angis på skjemaene bestemmes i samsvar med GOST R 6.30-2003 “Unified documentation systems. Enhetlig organisasjons- og administrasjonsdokumentasjon. Krav til papirarbeid . Den samme standarden setter også krav til utforming av forretnings- og administrasjonsdokumentasjon.
