Det er en oppfatning at et møte er en hendelse som kan forberedes spontant. Faktisk krever denne formen for forretningsinteraksjon seriøs administrativ opplæring.
Tema for møtet
Årsaken til møtet bør formuleres av initiativtaker. På ingen måte er alltid den viktigste deltakeren i møtet i denne egenskapen. Basert på at møter kan være internt og med involvering av et bredt spekter av inviterte, er det viktig å definere temaet på en slik måte at det kan tiltrekke alle menneskene som trengs for dialogen.
Vanligvis håndteres den tekniske formuleringen av emnet av det administrative personalet eller direkte av møtesekretæren. Dagsordenen til møtet følger av det gitte emnet. Dette dokumentet inneholder alle spørsmålene som er planlagt for diskusjon. Etter forhåndsavtale tildeles en høyttaler til hvert spørsmål, som får en tidsfrist for talen uten å ta hensyn til debatten. Diskusjonstiden er fast i dagsordenen hver for seg.
For en bedre forståelse av problemene, vil det ikke være overflødig å utarbeide et utdelingsark som inneholder korte referanser, statistikk eller annen informasjonsinformasjon. Sekretæren forbereder slikt materiale med hver høyttaler separat.
Den siste fasen av dokumentforberedelsen er utviklingen av utkast til beslutninger om hvert tema. Dette dokumentet representerer ordførernes foreslåtte løsninger basert på diskusjonen. De registrerer de siste setningene presentert av høyttalerne. Hvis deltakerne ikke er enige i alternativet i utkastet til avgjørelse, korrigeres dokumentet av sekretæren.
Inviterte personer
Dagsordenen bestemmer i stor grad den omtrentlig listen over personer som skal inviteres til å ta opp spørsmålene som tas opp. Så, en produktiv måte er å invitere folk som har motsatt synspunkt med taleren. I dette tilfellet fungerer møtet som et "rundt bord" for partene i den omstridte situasjonen.
Møtedeltakere blir informert etter enhver tilgjengelig metode - en telefonsamtale, e-post eller en personlig invitasjon. Hele pakken med dokumenter må overleveres på forhånd til alle deltakende personer, slik at de får muligheten til å gjøre seg kjent med materialene på forhånd.
Gjennomføring av et møte
En sekretær må delta på møtet. Hans oppgave er å lage en protokoll etter diskusjonen. Ved utformingen av dokumentet er det ikke den ordrette nøyaktigheten av å ta opp diskusjonen som er viktig, men refleksjonen av nøkkeltaler og konkrete forslag.
For å utelukke mulige avvik, er det bedre å registrere møtets gang på en diktafon. Alle deltakere må informeres om opptakets start.
