Planleggere, møter og møter er en integrert del av arbeidsflyten. Deres hovedoppgave er å analysere enhver tjenestesituasjon samlet. Deltakere i arbeidsmøter kan og bør aktivt si fra, diskutere detaljer og foreslå løsninger på problemer. For at et møte skal være effektivt, må verten følge visse regler.
Nødvendig
- - dagsorden;
- - møtereglene;
- - protokoll for møtet.
Bruksanvisning
Trinn 1
Lær de viktigste tegnene på et effektivt møte. Det er få av dem: 1. Møtet har et bestemt formål; 2. Arrangøren har gjort alt nødvendig forberedende arbeid; 3. Møtet deltas bare av interesserte ansatte som er direkte relatert til problemene som er diskutert; 4. Diskusjonen avviker ikke fra hovedtemaet; 5. Som et resultat av møtet ble umiddelbare planer fastlagt og spesifikke instruksjoner gitt til ansatte. Alle disse spørsmålene bør overvåkes personlig av lederen, spesielt hvis organisasjonen ennå ikke har dannet en mekanisme for å avholde effektive møter.
Steg 2
Formuler hovedtemaet for møtet. Det skal være relevant og forståelig for ansatte. Det er veldig viktig at arbeidsmøtet har et spesifikt mål: å utvikle en hendelsesplan, godkjenne en beslutning, legge frem en idé osv. Du bør for eksempel ikke snakke om den globale økonomiske krisen hvis annonsebyrået ditt har hatt færre kunder. I dette tilfellet bør møtet vies til å utvide tjenestespekteret og endre rabatsystemet.
Trinn 3
Utarbeide en detaljert møteplan. I det angir du hovedtemaet, spørsmålene som er planlagt diskutert, navnene på høyttalerne, sammensetningen av de inviterte, dato, tid og sted for arrangementet. Hvert agenda-punkt skal detaljere hovedtemaet for møtet, gjenspeile noe ved det. Spørsmål kan grupperes enten etter prinsippet "fra enkelt til komplekst", eller i en analytisk rekkefølge - "den nåværende situasjonen - dens opprinnelse - mulige løsninger."
Trinn 4
Fest møtetidslinjen til dagsordenen. I det angir du tiden for hovedtalerne, for informasjon fra medtalerne, for å avklare spørsmål og for diskusjon. Lag tidsplaner selv for små servicemøter. Dette vil lære deg selv og dine ansatte å verdsette arbeidstid, møte tidsfrister og uttrykke tanker tydelig og til det punktet.
Trinn 5
Gjør ansatte kjent med agendaen på forhånd. Send den ut via e-post eller del ut til alle du inviterer til møtet. Be alle forberede seg på diskusjonen. Legg vekt på hva du forventer av hver forslagsdeltaker innenfor deres kompetanse.
Trinn 6
Start møtet med din egen korte snakk. I løpet av 3-5 minutter kan du fortelle om årsaken som ba deg om å organisere dette møtet og resultatet du vil oppnå. Gjør deretter deltakerne kjent med agenda og arbeidsplan.
Trinn 7
Leder diskusjonen. Oppretthold en vennlig, men konstruktiv diskusjon. Oppfordre hver møtedeltaker til å uttrykke sin mening, ta kontakt med "stille" med personlige spørsmål som krever et detaljert svar. Taktfullt men bestemt nip prøver å avlede samtalen fra hovedproblemet. Oppsummer delsummene for hvert spørsmål.
Trinn 8
På slutten av møtet, stemme igjen beslutningene og instruksjonene gitt til de ansatte. Sørg for at alle deltakerne forstår oppgavene sine og husker fristene. Registrer viktige punkter i protokollen. Send en kopi av den til spesialistene som er ansvarlige for utførelsen av ordrer, samt til de ansatte som er involvert i gjennomføringen av de beslutningene som er tatt.
