På slutten av møtet bør det utarbeides en protokoll for å fastsette dagsordenen for møtet, avgjørelsene som er tatt, vilkårene de skal gjennomføres under osv. Det er viktig å lage protokollen umiddelbart etter møtet, og ikke utsette "til senere." Det er bra hvis en profesjonell sekretær kan føre protokollen. Men hvis dette ikke er tilfelle, kan også andre personer som kjenner visse regler for å føre referat fra møter, gjøre dette.
Bruksanvisning
Trinn 1
Personen som tar referatet av møtet, må være klar over alle avgjørelser fra tidligere møter for å forstå logikken til beslutningene som er gjort. Hvis du tar referater på et møte, kan du ta kopier av referatet fra flere tidligere møter. Dokumenter elementene på dagsorden umiddelbart på møtet.
Steg 2
Skriv ned eventuelle tanker som ble uttrykt under møtet ved siden av hvert punkt på dagsordenen. Dette kan gjøres kort, fordi protokollen blir avsluttet ikke under møtet, men etter det. Poenget med disse merknadene er at med dem vil du ikke savne en eneste viktig tanke uttrykt. Skriv også ned navnene på dem som snakker for å huske hvem som sa hva og om hvilket emne. Skriv bare fakta fra uttalelser, ikke personlige meninger eller antagelser.
Trinn 3
Selve gjennomføringen av protokollen skal skje umiddelbart etter møtet, slik at viktige punkter ikke blir glemt eller postene ikke går tapt. Protokollen skal inneholde en kort beskrivelse av møtet i forretningsstil. For å gjøre dette, bruk indirekte tale, skriv alt i fortid: "II Ivanov bemerket at …".
Trinn 4
Innholdet i protokollen skal bestå av:
1. "caps" som indikerer formålet og datoen for møtet, noen ganger også angir starttidspunktet for møtet;
2. lister over de fremmøtte og ikke til stede;
3. et sammendrag av beslutningene som er tatt - som indikerer initiativtakerne til disse beslutningene.
