Resultatene av møtene krever dokumentarisk opptak i form av referater. Når du utarbeider dette dokumentet, er det viktig å gjenspeile hovedpunktet i diskusjonen og presentere hele diskusjonen så kortfattet som mulig.
Protokollen utarbeides etter møtet av møtesekretæren, som enten må lage notater under diskusjonen eller beholde en diktafonoppføring. Det andre alternativet er det mest optimale for å løse mulige tvister.
Visuelt består dokumentet av følgende deler:
- generell informasjon;
- dagsorden for møtet;
- diskusjon og beslutninger tatt.
Generell informasjon
Denne informasjonsblokken inkluderer tittel, sted (by, dato, tidspunkt for møtet), en liste over personer som er til stede. Tittelen på møtet er tittelen. For eksempel et møte i arbeidsgruppen om personalspørsmål. Blokken av dato og klokkeslett indikerer informasjon om møtet som ble avholdt direkte, og ikke om datoen for signering av protokollen.
Hvis møtet holdes av en permanent struktur (kommisjon, arbeidsgruppe osv.), Angir den generelle informasjonen det fulle navnet på den faste styrelederen og møtesekretæren.
Når du lager listen over de fremmøtte, skal navnene på stillingene og arbeidsstedene til de inviterte angis. Denne informasjonsblokken begynner med ordet "Present". I tilfelle det er mulig å stemme på møtet, er de som er til stede i referatet delt inn i to grupper - med stemmerett og uten rett til å delta i avstemningen.
Møte agenda
Dagsordenen til møtet dannes før møtet. Imidlertid er det unntak, for eksempel - for presserende møter. Denne blokken lister opp spørsmålene til møtet uten å spesifisere høyttalerne og tidsfristen for rapportene. Selv om møtet innkalles for å diskutere ett spørsmål, er det ikke inkludert i tittelen på dokumentet, men er tegnet i form av en agenda.
Avhengig av tidsfristen for talen, kan den presenterte dagsordenen godkjennes automatisk eller avstemmes av formannen. I dette tilfellet begynner diskusjonen med spørsmålet om å godkjenne dagsorden for møtet. Hvis det ikke er noen innvendinger, blir en slik beslutning i referatet formalisert som følger: "Spørsmålet om å bli enige om dagsordenen er blitt avstemt." Følgende er resultatene av avstemningen i form: "Stemte: for - (antall stemmer), mot - nei, avsto - nei."
Diskusjon og beslutningstaking
Den største blokk med spørsmål er reservert for å gjenspeile diskusjonens gang. Hver sak på dagsordenen settes i en egen blokk, med utgangspunkt i ordlyden fra dagsordenen. Dette følges av rapportens forløp, som er laget i følgende skjema: “Lytt: (fullt navn på taleren)”. Erfarne transkriberere anbefaler at man ikke transkriberer talene, men at man legger igjen den generelle betydningen, som kan uttrykkes i flere setninger. Hvis det er viktig å bevare betydningen av det meste av rapporten, kan du sitere tesene til talen eller utdrag fra presentasjonen i vedlegget til protokollen, og henvise til den i teksten til dokumentet.
Det samme gjelder refleksjonen av diskusjonsforløpet. Hvis flere foredragsholdere holder seg til det samme synspunktet, kan talene deres formaliseres i følgende form: “Høyttalere (fullstendige navn på høyttalere) som støttet talerens mening”.
Som et resultat av hvert spørsmål må en løsning formuleres. Det bør utarbeides på forhånd i utkastet til vedtak eller formuleres av møtedeltakerne selv under diskusjonen. Beslutninger tas i form av spesifikke formuleringer, som må presenteres entydig og nøyaktig. Deltakere i møtet kan ta hensyn til avgjørelser om rent informative taler.
Hvis møtet gir avstemning, skal referatet etter hvert nummer inneholde resultatene: “Beslutningen ble tatt enstemmig”, “Beslutningen ble tatt med flertallstemme”, “Avgjørelsen ble ikke tatt.” Lignende notater bør gjøres i tilfeller der sakene blir fjernet fra diskusjonen, utsatt til et annet møte eller ikke vurdert på grunn av fravær av en høyttaler.
På slutten blir protokollen signert av presiderende og sekretær og om nødvendig bekreftet av forseglingen fra organisasjonen som innkalte til møtet.
