Hendelsesrapporten kan være kort eller detaljert. Men den må inneholde data om hvor mye penger som ble brukt på å organisere arrangementet og hvor mange gjester som kom. Og også en liste over pressen som deltok på kvelden.
Bruksanvisning
Trinn 1
Fyll ut "overskrift" i rapporten som følger. Ovenfor, midt på A4-ark, skriv RAPPORT med stort trykk. På neste linje "om arrangementet", som angir navnet på arrangementet i anførselstegn. Under det er dato og sted.
Steg 2
Etter to eller tre linjer innrykket, skriv inn underoverskriften "inviterte". Her angir du antall som invitasjonskortene ble sendt til og de som deltok på arrangementet. Dette kan du finne ut på en enkel måte. Forbered en viss mengde suvenirer på forhånd. Rett før slutten av arrangementet, plasser arrangører nær utgangen som skal dele ut gaver. Ved å beregne gjenværende antall, vil du finne ut hvor mange gjester som var. Eller samle invitasjoner og visittkort fra de som kom, under dekke av et lotteri. På den ene siden vil du telle de fremmøtte, på den andre vil du skaffe deg nyttige kontakter. Spesifiser separat hvor mange vip-personer som var - generaldirektører for bedrifter, aksjonærer, kjente personligheter. Oppgi for- og etternavn.
Trinn 3
Skriv inn "mange" journalister hvor mange journalister som var til stede og for hvilke medier de jobbet. Legg til kontaktnumre her. Hvis publikasjoner allerede er publisert, legg dem til rapporten.
Trinn 4
Neste underoverskrift er "begivenhet". Her beskriver hvordan kvelden gikk, hvem fra ledelsen opptrådte på scenen, hva som sto i programmet. Fortell oss hvordan publikum oppfattet organisasjonen, om de likte buffebordet og musikken. Legg ved et kostnadsoverslag på slutten. Alle kostnader bør staves der ute: å leie en hall, betale for presentatørens arbeid, kostnadene for suvenirer etc. Telle hvor mye penger som ble brukt for hver gjest.
Trinn 5
"Merknader". Beskriv her manglene i arrangementet så detaljert som mulig. Hvor det var feil, hva gikk galt. Dette vil bidra til å forhindre gjentakelse av situasjoner i fremtiden. Gi anbefalinger om hvordan du kan optimalisere prosessen med å organisere en ferie. Det kan være nødvendig å involvere flere ansatte eller endre gjestevarslingssystemet. Alle disse kommentarene er veldig viktige for ledelsen som gjennomgår rapporten.
Trinn 6
Den siste er fotografier. Legg ved de beste bildene av arrangementet til rapporten din. Prøv å fange tilstrømningen av gjester, smil om ansiktene, applaus. Ikke glem å legge ved et bilde av regissøren. Ledelsen er alltid smigrende for sin egen person.
