Utarbeidelsen av offentlige ikke-økonomiske rapporter er en relativt ny trend i sosialt orientert russisk virksomhet. Den offentlige rapporten til selskapet har lite å gjøre med det interne rapporteringssystemet og er fundamentalt forskjellig fra regnskapsanalysen, derfor har prosessen med å utarbeide dokumentet sine egne viktige trekk.
Åpenhet om forretningsinformasjon
Offentlige rapporter kom til innenlands virksomhet fra Vesten, hvor de i flere tiår ble brukt som en mekanisme for å skape gjennomsiktighet i organisasjonenes virksomhet. I USA og Europa publiserer som regel alle store selskaper årlig bærekraftige utviklingsrapporter, der de gir informasjon om den sosiale komponenten i sitt arbeid og tiltak for å beskytte miljøet.
Ofte blir slike rapporter utarbeidet av ikke-gruvedrift, industri og produksjonsbedrifter fra et stort markedssegment. I dokumentene noterer de seg sammen med de årlige produksjonsvolumene hvilke fordeler de har gitt samfunnet. Dermed består offentlige rapporter hovedsakelig av resultatene av organisasjonens veldedige aktiviteter, overholdelse av miljølovgivningen, deltakelse i utviklingen av det sivile samfunn og støtte til sosiale initiativer.
De siste årenes trend indikerer en økning i interessen fra mellomstore og til og med små bedrifter for utarbeidelse av offentlige rapporter, noe som indikerer nytten av denne mekanismen for å nå bedriftens mål. Små markedsdeltakere har utviklet en forståelse av at informasjon om sponsing til idrettsklubber og beskytthet over en kunstskole, selv med lave økonomiske kostnader, absolutt må bli offentlig.
Hovedadressene til offentlige rapporter er:
- et bredt spekter av publikum - forbrukere av tjenester og varer, befolkningen i regionen der selskapet opererer;
- forretningspartnere - selskapets grunnleggere, styremedlemmer, kundeservicemedarbeidere, entreprenører og til og med konkurrerende organisasjoner;
- massemedia;
- selskapets ansatte.
En offentlig rapport er et dokument tilpasset et bredt spekter av interessenter, som påvirker skrivestil, grafisk design og valg av informasjon for innlevering.
Valg av informasjon
Innsamlingen av informasjon for offentlig rapportering pågår. Det beste alternativet er å tildele en egen stabsenhet for å utføre dette arbeidet. Plikten til en ansatt, i dette tilfellet, bør omfatte systematisk innsamling av informasjon fra alle strukturelle divisjoner i virksomheten i henhold til verifiserte kriterier.
Slike informasjonsblokker bør inneholde all informasjon om gjennomføring av sosiale prosjekter, nemlig: møter med offentlige tjenestemenn, forbrukere, arbeid med borgernes appeller, veldedighetsarrangementer osv.
Som det ofte er lagt merke til i metodologiske materialer for å utarbeide rapporter, presser prosessen med å samle inn informasjon selve bedriftene til behovet for å øke veldedighetsstøtte, opprette nye sosiale prosjekter, kunngjøre tilskudd osv.
Store bedrifter oppfinner som regel ikke egne "oppskrifter" for å utarbeide offentlige rapporter, men bruker GOST ISO 26000 "Retningslinjer for samfunnsansvar", som grupperer alle de grunnleggende målene for å lage offentlige dokumenter.
Innlevering av informasjon
Et viktig kriterium for en offentlig rapport av høy kvalitet er tilgjengeligheten av oppfatning for et bredt spekter av mennesker. Slike dokumenter bør være forståelige for nesten alle interesserte personer, tjene som en pålitelig kilde til informasjon og krever ikke ytterligere forespørsler til selskapet om avklaring.
Ofte har offentlige rapporter et stort antall grafer, diagrammer og tabeller, noe som forenkler presentasjonen av informasjon. Bilder er også en viktig del av en offentlig kvalitetsrapport.
Praksis viser at utformingen av en offentlig rapport skal tynges mot en brosjyre i stedet for en dokumentarpresentasjon. Oftest har en offentlig rapport et horisontalt format.
Strukturen i dokumentet inkluderer en tittelside, innhold, en introduksjon, som kan erstattes av en velkomsttale av leder av organisasjonen, hoveddelen, en konklusjon og en terminologisk ordbok. Den alfabetiske indeksen vil også gjøre det lettere å navigere i dokumentet, men for lengdens skyld kan det utelates.
Distribusjon av offentlig rapport
Den trykte offentlige rapporten er ment å bli sendt til viktige adressater - grunnleggere, samt forretningspartnere. I elektronisk form blir den offentlige rapporten lagt ut på det offisielle nettstedet og sendt til representanter for media.
For å informere de ansatte i organisasjonen, sendes en elektronisk versjon av den offentlige rapporten til divisjonene i organisasjonen.
