Det er vanlig å kalle en konferanse for et utvidet møte der representanter for flere organisasjoner deltar. Konferanser kan være avdelingsmessige, sektorielle, regionale, interregionale, internasjonale. De diskuterer en rekke, men tematisk relaterte problemer. I noen tilfeller er det avgjørelsen fra konferansen som bestemmer organisasjonens utviklingsstrategi. Enhver utdannet person kan holde en slik begivenhet, men noen hensyn må tas i betraktning.
Nødvendig
- - liste over deltakere;
- - et sammendrag av talene;
- - visuelle materialer;
- - tekniske midler.
Bruksanvisning
Trinn 1
Lag en liste over deltakere. Vanligvis blir høyttalerne varslet om den kommende konferansen på forhånd, de må bekrefte sin avtale og informere emnet om rapportene. Noen ganger krever forholdene tilveiebringelse av rapporttekster eller i det minste et sammendrag. Sjekk ut materialene.
Steg 2
Bestem deg for reglene. Det avhenger av hvor lenge konferansen varer, av antall talere, samt av arbeidsformene. Er det bare planlagt plenum, eller vil deler av arbeidet holdes i seksjoner? I det andre alternativet kan mer tid tildeles rapporter.
Trinn 3
Sørg for å sette av tid til sampresentasjoner og svare på spørsmål. Bestem deg for formen til spørsmålene. Deltakerne kan spørre dem muntlig, umiddelbart etter presentasjonen. Da bør du ta vare på ekstra mikrofoner. Spørsmål kan også sendes skriftlig, så må du tenke på stedet der lytterne skal sette notatene. Du kan forberede noen av spørsmålene på forhånd.
Trinn 4
Lag en agenda. Talenes rekkefølge kan være forskjellig, det avhenger av temaet, men i alle fall er det bedre å diskutere generelle spørsmål i begynnelsen av konferansen, og deretter gå videre til detaljer. Etter hver halvannen til to timers arbeid, gi en kort pause (det er en god ide å organisere en kaffepause), og i midten - en lang pause, der deltakerne kan slappe av og spise lunsj. Hvis konferansen er kort (for eksempel gjenvalg), er ikke lange pauser nødvendige.
Trinn 5
Sjekk tilstanden til de tekniske midlene. Sjekk datamaskinen og videospilleren. Spør programlederne hvilket utstyr de trenger og hvilke programmer som skal være der. Be programledere om å gi bilder før konferansen. Det er veldig bra hvis personen som jobber med datamaskinen har en liste over når den skal presentere. Før konferansen, sjekk om alle foredragsholderne har kommet, om det er noen endringer i emnet.
Trinn 6
Tenk på dine innledende bemerkninger. Du må si noen velkomstord til deltakerne, forklare hvilket arrangement konferansen er viet til, prosedyren, reglene. Før ordet til rapportering- og valgkonferansen begynner, gi ordet til formannen for tellekommisjonen, som må si hvor mange delegater som skulle og hvor mange som er til stede. Hvis det er få som mangler, foreslår du å starte arrangementet. Noen ganger er det hensiktsmessig i øyeblikket å synge hymnen til en stat eller internasjonal organisasjon. Tilbyr å velge styreleder, sekretær, telle- og redaksjonskommisjon. I mange tilfeller kan listene utarbeides på forhånd. Videre kan arrangementet ledes av styrelederen, som kunngjør utkastet til dagsorden (det er bedre å skrive og skrive den ut før start). Først blir utkastet vedtatt, deretter blir det gjort endringer og tillegg til det, hvoretter agendaen blir godkjent som en helhet.
Trinn 7
Under konferansen må programlederen, uansett om han er styreleder eller ikke, hele tiden være i rommet. Det er han som bestemmer organisatoriske spørsmål når de oppstår. Hvis du fortsatt trenger å dra, overlater du ansvaret ditt til noen fra likesinnede.
Trinn 8
Konferansen avsluttes vanligvis med vedtakelse av en slags beslutning. Formannen leser opp teksten i utkastet, publikum gjør endringer og tilføyelser, redaksjonskomiteen introduserer dem, hvoretter beslutningen blir godkjent.
