En konferanse i enhver organisasjon er en ekstremt viktig begivenhet. Det krever nøye forberedelse og feilfri implementering. Enhver nyanse kan ødelegge inntrykket av selskapet ditt. Det er grunnleggende prinsipper som bør vurderes for å organisere en vellykket konferanse.
Nødvendig
Papir, internett, penger
Bruksanvisning
Trinn 1
Sett deg et klart mål for deg selv. Hvorfor trenger du denne konferansen? Hva, til slutt, vil du få? Konferansen kan ha som mål å gi selskapet pålitelige forretningskontakter, forbedre image, finne investorer osv. Avhengig av dette velges en bestemt retning, som skal følges gjennom hele prosessen med å forberede og holde arrangementet. Husk at målet må være oppnåelig, målbart og med sanntidskarakteristikker.
Steg 2
Gi et navn til arrangementet. Hvis det ikke er første gang, ikke glem å angi nummereringen. Navnet skal være lyst, fengende, spennende. Målgruppen din bør være interessert i konferansen.
Trinn 3
Definer en tydelig målgruppe. Selv en perfekt forberedt og organisert konferanse kan ikke ha noen effekt hvis du inviterer gale mennesker til den. Spør deg selv hvem som skal snakke, hvis mening skal høres, hvordan denne hendelsen kan være av interesse for gjestene. Prøv å finne ut hvor og hvordan du best kan kommunisere med din potensielle målgruppe, noe som påvirker de rette menneskene til å ta avgjørelser om å delta i arrangementet du organiserer.
Trinn 4
Bestem tid og sted for konferansen. De fleste konferanser finner sted på ukedager (unntatt fredag) med mindre det er planlagt en lang begivenhet. Stedet bestemmer i stor grad hele oppfatningen om arrangementet som helhet. Gjestenes holdning til konferansen dannes selv når de bare leter etter et konferanserom eller hotell. Beskriv derfor ruten så detaljert som mulig, legg skilt hvis mulig.
Trinn 5
Kunngjør en konferanse. Velg media som målgruppen din snakker hyppigst. Plasser annonser eller artikler om det kommende arrangementet i dem. Send invitasjoner til alle gjestene du er interessert i. Enten det er et nyhetsbrev eller et fargerikt nyhetsbrev, er det opp til deg. I invitasjonen, angi sted, tid, navn og retning for konferansen.
Trinn 6
Samle en komité som vil vurdere alle svarene på forslaget ditt og velge de mest interessante og relevante forslagene. Etter det vil det være mulig å begynne å danne programmet for arrangementet.
Trinn 7
Fordel ansvar i teamet. Noen er ansvarlige for å kommunisere med gjestene, noen bestemmer alle problemer med media, noen leder arrangementet, etc. Gi tilleggsmateriell til alle konferansedeltakerne. Sørg for å sjekke alt utstyret før arrangementet.
Trinn 8
Hvis du finner ut at tiden går tom for deg, kan du angi en tidsbegrensning for hver presentasjon og for antall spørsmål. Be publikum om å stille høyttalerne ytterligere spørsmål etter arrangementet.
