Bedriftene som organiserer konferansene ønsker å oppnå forskjellige mål. For noen er dette den viktigste forretningsprosessen, noen stiller seg som en industriell leder, og konferansen kan sikre denne statusen for ham. Noen ser på konferansen som en viktig del av selskapets tradisjon. Samtidig ønsker ingen arrangører å ødelegge sin egen konferanse, samt å ha den til å foregå i en kjedelig atmosfære og samle et lite antall deltakere.
Bruksanvisning
Trinn 1
Skriv ned konferansens visjon og konsept på papir. Lag en kort beskrivelse av arrangementet som en invitasjon til samarbeid.
Steg 2
Danne en organisasjonskomité der følgende områder skal reflekteres: administrasjon (velg leder for organisasjonskomiteen), program, reklame, markedsføring, samarbeid med partnere, organisatoriske forhold, logistikk og økonomi, salg og samarbeid med deltakerne.
Trinn 3
Lag et dokument som tydelig viser når klokkeslettet visse resultater kan oppnås. Dette dokumentet skal også gjenspeile i hvilken retning disse resultatene skal oppnås.
Trinn 4
Lag en liste over ønskede høyttalere og få enighet om dem i prinsippet.
Trinn 5
Utvikle statuser for partnerne dine. Oppgi alle potensielle partnere og bli enige i prinsippet.
Trinn 6
Lag en liste over potensielle deltakere og begynn å sende ut invitasjoner.
Trinn 7
Finn et konferanserom.
Trinn 8
Gjør et møte med personen som vil være ansvarlig for håndtering av registrering.
Trinn 9
Skriv en pressemelding (en spesifikk informasjonsmelding som vil inneholde nyheter om denne organisasjonen, og nevne medvirkning fra eksperter, partnere, sted).
Trinn 10
Forbered bannere, videoer, intervjuer, maler for presentasjoner, lydopptak for muligheten for påfølgende publisering på Internett på åpne ressurser.
Trinn 11
Send et nyhetsbrev annenhver uke til registrerte deltakere med relevant informasjon om hvor mye programmet har blitt etterfylt med eksperter og hvilke endringer eller nye hendelser som har skjedd. Gi folk muligheten til å følge forberedelsene til arrangementet, invitere andre interesserte som partnere, be dem spre informasjon om det kommende arrangementet.
