For en nybegynner kan utformingen av innkommende korrespondanse være en styrkeprøve. Så snart prosessen er brutt ned i enkle og forståelige trinn, blir den imidlertid en iøynefallende del av arbeidsdagen.
Bruksanvisning
Trinn 1
Alle dokumenter som mottas av organisasjonen, må registreres samme dag, uavhengig av hvordan de kom dit (via e-post, med bud, per faks osv.). E-poster må skrives ut, telefonmeldinger må registreres.
Steg 2
Kolonne nr. 1 i journalen angir datoen for mottak av hvert dokument. Kolonne nr. 2 - registreringsnummeret. Nummeret tildeles i mottaksrekkefølgen, med hvert kalenderår som starter med ett. Deretter blir hvert levert dokument sjekket: om det ble levert riktig, om pakken er intakt. Hvis det ikke er merket "personlig", åpnes konvolutten eller vesken og innholdet sjekkes. Hvis det er inventar, sjekker de det. Hvis noen av de spesifiserte dokumentene mangler, må du utarbeide en passende handling og legge et notat i journal for innkommende korrespondanse i delen "Notater". Antall ark med vedlegg er angitt i kolonne nr. 3.
Trinn 3
Korrespondanse er angitt i kolonne nr. 4. Dette kan være en forespørsel, en avstemmingsrapport, et brev, et sertifikat, et telegram, et varsel osv. De neste to kolonnene angir avsenderen og det utgående nummeret på brevet.
Trinn 4
Et sammendrag av forsendelsen må være angitt i kolonne nr. 7. For eksempel, “Om levering av et sertifikat på gjelden til AA Ivanov. bank "eller" Søknad om omberegning av lønn til VV Sidorova ".
Trinn 5
Deretter blir korrespondansen utdelt til adressatene, og etter å ha mottatt resolusjonen blir den lagt inn i kolonne nr. 8, noe som angir i de neste to eksekutørene og fristen for gjennomføring av dokumentet. Merknadene indikerer at dokumentet er utført og hvor det er arkivert.
