Dokumenter som kommer inn i organisasjonen er regnskapsførte. Vanligvis er det kontorets oppgave å registrere innkommende brev, men i små team tildeles dette ansvaret ofte sekretæren. Metoden for behandling av korrespondanse er som regel beskrevet i detalj i de interne instruksjonene for kontorarbeid. Hvis det ikke finnes, må du følge en bestemt rekkefølge når du behandler nye dokumenter.
Nødvendig
- - journal over registrering av innkommende korrespondanse;
- - stempel "Innkommende brev".
Bruksanvisning
Trinn 1
Godta og sorter innkommende korrespondanse. Alle bokstaver må åpnes, bortsett fra de med et spesielt merke, for eksempel "Personlig til lederen" eller "Konfidensiell" osv. Ikke rush for å kaste konvolutten, sjekk først om returadressen er angitt i teksten. Registrering krever ikke regnskapsdokumenter (fakturaer, fakturaer), gratulasjoner, reklamemateriell.
Steg 2
Skriv inn informasjon om mottatte brev i loggen for innkommende korrespondanse. Det kan være elektronisk eller tradisjonelt (papir). Følg anbefalingene fra programutviklerne når du fyller ut elektroniske skjemaer. Datasystemer letter kontorarbeid, hjelper med å raskt finne informasjonen du trenger. Imidlertid er forening viktig i dem, streng overholdelse av reglene for å legge inn informasjon, ellers kan dokumentet gå tapt i databasen.
Trinn 3
Kjøp en tradisjonell loggbok på et trykkeri, eller ordne den selv i en A4-notatbok. Hovedkravet for det er let søk, klarhet og nøyaktighet ved fylling. Det er praktisk å føre en journal i form av en tabell med følgende kolonner: 1. Registreringsdato. Vurder innkommende brev på mottaksdagen og send dem til lederen for behandling om kvelden, med mindre organisasjonen har vedtatt en annen prosedyre; Registreringsnummer. Dette dokumentattributtet består av nummeret på saksdokumentet "Innkommende dokumenter" (i henhold til den godkjente nomenklaturen for organisasjonens anliggender) og serienummeret (fra begynnelsen av kalenderåret) til det mottatte brevet. For eksempel, "nr. 01-12-273", der 01-12 er sakens nomenklaturnummer, er 273 det unike nummeret på bokstaven. All mottatt korrespondanse registreres en gang, uavhengig av antall eksemplarer mottatt senere, inkludert elektroniske; 3. Forfatteren av brevet (organisasjon, individ), for eksempel "Vstrecha LLC" eller "Regional administrasjon, nestleder V. S. Sidorov", etc. 4. Emnet for dokumentet. Du kan fylle ut denne kolonnen med informasjon fra overskriften til brevet eller kort formulere hovedideen etter å ha lest den. Skriv på en slik måte at du senere lett kan huske hvilket dokument det er snakk om og forklare det til kollegene dine. For eksempel "Om inngåelse av en kontrakt for transporttjenester" eller "Om informasjon om inntektsskatt før 12.12.2011" osv.; 5. Leder. Fyll ut boksen etter å ha mottatt ledervisumet. Skriv inn navnet på personen som skal forberede svaret. Merk forfallsdatoen her. Fremhev eller understrek datoen for svaret på det hastende brevet.6. Merknader. Her kan du lage notater om oppfyllelsen av lederbestillingen, eller indikere tilstedeværelsen av viktige vedlegg til brevet, eller markere antall eksemplarer som ansatte har på jobben.
Trinn 4
Fullfør tabellen slik du ønsker det. For eksempel, av frykt for sikkerheten til dokumenter, merker du av for signaturen til entreprenøren når du mottar brevet. Imidlertid må du ikke overbelaste journalen og deg selv med altfor detaljerte oppføringer. Dokumentet inneholder all nødvendig informasjon, registreringsskjemaer hjelper bare til å spore trinnet i arbeidet med det.
Trinn 5
Sett et spesielt stempel på alle bokstaver, som indikerer typen korrespondanse - "Innkommende". Utskriften skal være nederst til høyre på den første siden av dokumentet. Forsikre deg om at utskriften ikke overlapper teksten. Skriv inn serienummer og mottaksdato på utskriftslinjen manuelt.
