Et teammøte kan være en effektiv måte å analysere ulike arbeidssituasjoner, inkludert konfliktsituasjoner. Den diskuterer offentlig kontroversielle spørsmål og tar beslutninger som er bindende for hver ansatt. Kollektivtreffet skal innledes med mye forberedende arbeid.
Bruksanvisning
Trinn 1
Formuler hovedtemaet for møtet. Som regel holdes et kollektivt møte om en aktuell sak. Dette kan for eksempel være en analyse av organisasjonens arbeid for året eller overgangen til redusert arbeidstid.
Steg 2
Tenk over agendaen din. Poengene vil være spesifikke spørsmål som må diskuteres. Det bør være minst to og ikke mer enn fem. Ranger spørsmålene i rekkefølge av avtagende betydning. Hvis temaet for møtet er ganske bredt, setter du "Diverse" som siste punkt på dagsordenen. Her kan du avvike litt fra hovedtemaet og diskutere små problemer som bekymrer teamet for øyeblikket.
Trinn 3
Forbered høyttalere. En kompetent ansatt, hvis mening er ansett som autoritativ i teamet, bør snakke om hvert punkt på møtedagsordenen. Advar ham om den kommende rapporten 1-2 uker i forveien, slik at personen rolig kan tenke over meldingen sin. 2-3 dager før møtet, snakk med hver høyttaler, sørg for at teksten i talen hans er klar og samsvarer med det oppgitte emnet.
Trinn 4
Forbered møterommet. Det er bra hvis organisasjonen har en forsamlingslokale eller et annet møterom. Bruk ellers størst mulig rom. På møtedagen må det være nok stoler installert og en projektor, datamaskin og mikrofon koblet til og satt opp, hvis noen. Du kan også avtale på forhånd at hver møtedeltakers spesielle mapper med dokumenter skal diskuteres.
Trinn 5
Informer alle ansatte om dato, tid og sted for møtet. Bruk en av de tradisjonelle metodene: legg ut informasjon på et oppslagstavle, send en e-post, ring lederne for strukturelle divisjoner, snakk personlig med hver ansatt. Valget ditt vil avhenge av selskapets tradisjon og antall ansatte.
Trinn 6
Registrer deltakere før du starter møtet. Du vil senere legge ved denne listen til protokollen. Sørg for å starte møtet på det tidspunktet som var planlagt og kunngjort for ansatte. Ikke vent på forsinkere, vis arrangementets betydning og alvor.
Trinn 7
Kunngjør hovedtemaet for møtet og problemene som vil bli behandlet der. Be teamet velge en leder og sekretær for møtet. Som regel velges leder av organisasjonen eller hans stedfortreder som styreleder, og kontorist eller kontorsjef som sekretær. Formannen vil lede møtet, opprettholde orden og følge reglene. Sekretærens oppgaver inkluderer å holde en detaljert protokoll: registrere talene til talerne, spørsmål til dem, diskusjoner og forslag.
Trinn 8
Hold deg til den etablerte snakketidslinjen, ellers risikerer møtet ditt å dra til midnatt og aldri ta noen beslutninger. Hovedtalere har som regel 15-20 minutter til rådighet, men ikke mer enn 30. Medtalere om sekundære spørsmål bør være innen 10-15 minutter. En deltakers tale fra publikum er begrenset til 2-3 minutter. Du kan svare på et spørsmål ikke mer enn 5 minutter. Hvis tiden overskrides, må du huske på reglene.
Trinn 9
Etter at møtedagsordenen er avgjort og alle har holdt en tale, oppsummerer du møtet kort. Hvis viktige beslutninger er tatt, bør utkastet deres leses høyt for alle tilstedeværende.
Trinn 10
Innen to dager etter møtet må du forberede den endelige versjonen av referatet og de avgjørelsene som er tatt. Protokollen må avtales og undertegnes av møtelederen. Informer alle ansatte som må gjennomføre dem om beslutningene og fristene for gjennomføring.
