Hver bedrift inngår kontrakter (arbeidskraft, levering, kjøp av varer). Som regel er de lagret i arkiver. For å gjøre det lettere å bruke disse dokumentene, samt eliminere årsaken til tapet, blir de registrert. Det opprettes en spesiell journal der detaljene i kontrakter, tilleggsavtaler til dem blir registrert, og kronologien til deres bevegelse også er etablert.
Det er nødvendig
- - journal for regnskapsføring av kontrakter i papirform;
- - programvareprodukt for regnskapsføring av kontrakter;
- - firmadokumenter.
Bruksanvisning
Trinn 1
Det er ikke noe enhetlig skjema for dokumentet om regnskapsføring av kontrakter. Men du kan utvikle det selv eller kjøpe et spesielt programvareprodukt designet for å lagre informasjon om kontrakter. Men det første alternativet er gratis, stopp der hvis du ikke trenger ekstra kostnader.
Steg 2
Skriv navnet på dokumentet på forsiden av kontraktsregnskapsjournalen. Vennligst skriv inn firmanavnet ditt. Hvis selskapet er stort nok, anbefales det å ha et eget magasin for hver strukturelle enhet. I så fall skriver du navnet på avdelingen. Angi datoen da dokumentet ble arkivert, personopplysninger, stillingen til personen som er ansvarlig for å føre journal. Som regel er dette en personalansvarlig som utarbeider kontrakter med personell, en ansatt i juridisk avdeling som er engasjert i å holde kontrakter med motparter.
Trinn 3
Skriv navnet på dokumentet på forsiden av kontraktsregnskapsjournalen. Vennligst skriv inn firmanavnet ditt. Hvis selskapet er stort nok, anbefales det å ha et eget magasin for hver strukturelle enhet. I så fall skriver du navnet på avdelingen. Angi datoen da dokumentet ble arkivert, personopplysninger, stillingen til personen som er ansvarlig for å føre journal. Som regel er dette en personalansvarlig som utarbeider kontrakter med personell, en ansatt i juridisk avdeling som er engasjert i å holde kontrakter med motparter.
Trinn 4
Lag åtte grafer ved hjelp av et regneark. Skriv ut på papir. I journalens første kolonne skriver du inn serienummeret på kontrakten, i den andre - nummeret på dokumentet som er tildelt den ved avslutningen. Skriv startdato, utløpsdato for dokumentet i tredje og fjerde kolonne i kontraktsregnskapet. I femte kolonne angir du kontraktsemnet. For eksempel for levering av komponenter.
Trinn 5
I sjette kolonne skriver du inn navnet på motparten (leverandør, kjøper), ansatt (når det tas hensyn til ansettelseskontrakter med personell). I den syvende kolonnen i tidsskriftet, skriv i hvilken mappe kontrakten ligger (som regel tilordnes mapper et nummer i arkivene), angi plasseringen til mappen. I den åttende kolonnen festes signaturen til personen som er ansvarlig for lagring av dokumenter (med angivelse av etternavn, initialer). Når du bytter en ansatt, utarbeider du en handling for å overføre kontrakter, en journal for deres regnskap.
Trinn 6
Hvis du synes det er ubeleilig å holde oversikt over kontrakter manuelt, kan du bestille utvikling av et programvareprodukt eller kjøpe et ferdig program. Det kan koste litt penger, men i elektronisk form har et slikt magasin noen fordeler. Når du for eksempel registrerer en kontrakt, kan du spesifisere stien til et dokument på en datamaskin.
