Møter er et viktig element i næringslivet. Det er et verktøy for å overvåke, sette ledelsesmål og implementere tilbakemeldinger. På møtet blir det laget rapporter og informasjon gitt om den aktuelle situasjonen. Deltakerne har muligheten til å konferere med hverandre og til slutt ta de avgjørelsene som er nødvendige for å fullføre de tildelte oppgavene.
Bruksanvisning
Trinn 1
Definere formålet med møtet. Deltakerne kan for eksempel komme sammen for å gjennomføre en foreløpig meningsutveksling, lytte til en rapport om tilstanden, utarbeide anbefalinger for å løse eventuelle problemer eller godta disse problemene. Møteemnet bør være av interesse for alle deltakere i møtet.
Steg 2
Lag en dagsorden for møtet. I den angir du en liste med spørsmål som må høres og diskuteres underveis. Bare de spørsmålene som ikke kan løses i en fungerende ordre, bør diskuteres. Send møtets foreløpige agenda til alle deltakerne og hør på deres ønsker og kommentarer om temaet og agendaen til møtet. Juster agendaen med tanke på de uttrykte ønskene.
Trinn 3
Bestem deg for sted, tid og modus for møtet. Utpeke høyttalere og kontaktpunkter for hvert punkt på dagsordenen. Be programledere om å sende inn sine abstrakter på forhånd. Bestem tidsplanen for møtet, angi tiden som er gitt til diskusjon av hvert emne. Send den endelige møtedagsordenen og agendaen til hver deltaker.
Trinn 4
Send eventuelt deltakerne sammendrag av rapportene som vil bli presentert på møtet, utkast til beslutninger som skal tas, informasjonsnotater og analysemateriell.
Trinn 5
Tenk på spørsmålet om hvordan du best kan sette deltakerne i møtet for å redusere muligheten for konfliktsituasjoner til et minimum. Psykologer har lagt merke til at oftere mennesker som sitter overfor hverandre inngår konflikter og tvister, sjeldnere de som sitter ved siden av hverandre. Tenk på denne faktoren.
Trinn 6
Identifiser en leder som vil være i stand til å gjennomføre møtet slik at alle spørsmål løses på en optimal måte og på kortest mulig tid. For å gjøre dette må han gi konstruktive beslutninger fra hver deltaker i møtet og gjøre diskusjonen forretningsmessig.
Trinn 7
Sørg for streng ordre for gjennomføring av møteprogrammet, og det vil være ganske vellykket og beslutningene som tas på det vil være effektive.
