Et planleggingsmøte i ethvert foretak er faktisk en diskusjon om gjeldende produksjonsoppgaver, en rapport om arbeidet som er utført for inneværende periode, en diskusjon om kriser. Planleggingsmøtet bør være til stede av senioravdelingsledere og leder eller nestleder for foretaket.
Bruksanvisning
Trinn 1
Start møtet med å diskutere utførelsen av oppgavene på forrige møte. Lederne for avdelingene skal på sin side rapportere om utført arbeid, om uforutsette vanskeligheter som har oppstått og om brukervennligheten til utstyret som kreves for å utføre de tildelte oppgavene.
Steg 2
Den neste fasen av planleggingsmøtet vil være å diskutere kriser og ekstraordinære hendelser i bedriften. Dette emnet blir diskutert for hver avdeling hver for seg, og det blir laget forslag om metoder for å eliminere disse situasjonene.
Trinn 3
Temaet bonuser og insentiver for ansatte blir diskutert. Mengden penger for bonuser bestemmes for hver strukturelle enhet basert på resultatene av rapporteringsarbeidet som er utført i en viss periode. Hvert leder for en strukturell enhet bestemmer selv hvor mye godtgjørelse hver ansatt vil motta.
Trinn 4
Deretter snakker lederen eller nestleder for bedriften. Nåværende oppgaver blir satt for neste periode, en vurdering av arbeidet til hver strukturelle enhet blir gitt og anbefalinger for å forbedre kvaliteten og kvantiteten på arbeidet. Påminnelser og advarsler gis for manglende ytelse og for ytelse av dårlig kvalitet.
Trinn 5
Alt som blir sagt på planleggingsmøtet er inngått i en egen protokoll og skissert av hvert leder av strukturenheten.
Trinn 6
Planer og oppgaver for inneværende periode føres i en egen linje i ledernes notater og møteprotokollen.
Trinn 7
På slutten av planleggingsmøtet ønsker bedriftens leder alle vellykket arbeid og angir dato og klokkeslett for neste møte.
Trinn 8
Noen virksomheter angir ikke datoer og klokkeslett for planlegging av møter. De er strengt definert i selskapets charter.
