For å skrive et notat til sjefen, må du først finne en overbevisende årsak til notatet, hvis sannheten om nødvendig lett kan bevises ved hjelp av dokumenter, tredjeparts vitnesbyrd, opptak på lyd- eller videomedier. Deretter bør du avklare hvem rapporten skal adresseres, velge en spesifikk tjenestemann som er autorisert til å løse konfliktsituasjoner og overvåke brudd i teamet. Samtidig er det tilrådelig å sørge for at denne tjenestemannen av personlige årsaker ikke sympatiserer med sjefen som rapporten blir utarbeidet for. I dette tilfellet bør en annen tjenestemann velges, ellers vil effekten av rapporten være den motsatte av det som var forventet. En viktig nyanse ved å sende inn et notat er beslutningen om dets anonymitet eller åpne forfatterskap. Det siste trinnet er å formidle notatet til adressaten og sørge for at det er lest.
Nødvendig
Rapporter på papir eller digitalt, offisielt bevis for anklagene som er angitt i rapporten
Bruksanvisning
Trinn 1
En anonym rapport til sjefen uten å bevise at han er skyld, blir ofte etterlatt uten tilsyn av høyere tjenestemenn. bevis. Bruk dokumenter, både papir og elektroniske, fotografier, video- og lydopptak som bevis. Ikke bruk vitnesbyrd fra kolleger som hovedbevis, ettersom folk under press fra sjefen kan nekte å vitne mot ham.
Steg 2
Analyser bemanningstabellen for å finne ut hvem av topplederne som vil finne rapporten om denne sjefen mest interessant. I store organisasjoner kan dette ikke være ledelse, men for eksempel et aksjonærråd eller en kontrollerende organisasjon. I noen tilfeller er det bedre å velge flere adressater for å sikre suksessen til notatet: avdelingslederen, sikkerhetstjenesten til bedriften, personalavdelingen og aksjonærrådet.
Trinn 3
Sjekk om sjefen og adressaten til rapporten har nære, vennlige eller intime forhold, ellers er det fare for å miste ikke sjefen, men jobben.
Trinn 4
Vurder og analyser om det er fordelaktig å sende inn rapporten anonymt eller åpent. Anonymitet gir en ganske kontroversiell fordel: den beskytter mot mulig hevn fra sjefens side. Men ikke glem at det ikke er så vanskelig å finne forfatteren av notatet. I tilfelle anonymitet, kan notatet ganske enkelt ikke nå adressaten. For eksempel vil sekretæren bare kaste den eller slette den fra e-posten som spam.
Trinn 5
Hvis notatet arkiveres åpent, vil dette gi garantier for at det definitivt vil nå adressaten. Når du sender inn et papirnotat, må du be tjenestemannen eller hans sekretær om å signere på en kopi at dokumentet er mottatt. Når du sender inn et notat i form av en e-post, må du huske å legge brevets betydning høyt, be om en kvittering og skriv i emnelinjen til brevet at meldingen inneholder informasjon som er veldig viktig for funksjonen til bedriften.
