En forklarende merknad er et dokument utarbeidet av en ansatt for overføring til en tjenestemann, designet for å forklare årsakene til manglende overholdelse av krav, manglende overholdelse av tidsfrister eller andre brudd. Dokumentet kan utarbeides i en enkel skriftlig form, siden gjennomføringen ikke er regulert av lovgivningen i Russland. Et korrekt skrevet notat vil hjelpe den ansatte til å forklare situasjonen for ledelsen, påpeke spesifikke fakta og bidra til å unngå disiplinære tiltak ved å nevne de virkelige årsakene til hendelsen.
Bruksanvisning
Trinn 1
Fyll ut den innledende delen av dokumentet som angir detaljene til adressaten (organisasjonens navn, etternavn, fornavn, patronym og posisjon til lederen som forklaringsbrevet er adressert til), og plasser dem i øvre høyre hjørne av A4-ark.
Skriv tittelen "Forklarende merknad", angi dato for utarbeidelse og innkommende nummer etablert i henhold til registreringsreglene for intern dokumentflyt. Avklar innholdet i notatet under tittelen, og si hva som vil bli diskutert i den medfølgende forklarende merknaden. Det vil være det faktum eller hendelsen som førte til at dette dokumentet ble utarbeidet.
Steg 2
I hoveddelen av dokumentet, beskriv årsakene til det som skjedde, forklar den nåværende situasjonen og angi de virkelige årsakene som forårsaket disse bruddene. Her angir du konklusjonene som ser ut til å være et tilstrekkelig grunnlag for å forklare hva som skjedde. Og så oppgi en forespørsel om å frita deg fra ansvar av ovennevnte årsaker, eller om å involvere andre ansatte som har begått brudd.
Trinn 3
I den siste delen, liste opp alle dokumentene du anser som nødvendige for å presentere som bevis, og legg ved forklaringsnotatet som ledsagende dokumenter. Sett nå datoen for notatet og den personlige signaturen til kompilatoren med transkripsjon (navn og tittel).
