Sekretæren på kontoret utfører også utsendingsfunksjoner. Det er gjennom ham som primære kontakter og offisiell telefonkommunikasjon blir utført. Det første inntrykket av bedriften din at personen som kontakter deg får, avhenger av hvor kompetent og profesjonelt sekretæren kommuniserer på telefon. Derfor, for å svare på samtaler, trenger sekretæren å kjenne forretningsetiketter.
Bruksanvisning
Trinn 1
Kontroller alltid følelsene og humøret ditt. Uansett hvor morsom eller trist du er, når du tar telefonen, må du være diskret og forretningsmessig. Din tone skal være jevn, rolig og velvillig. Hvis du har hastverk med å nærme deg og er andpusten, ta et par dype pust og utpust før du sier hilsen slik at pusten din blir normalisert.
Steg 2
Når du mottar en samtale, må du alltid starte samtalen først, uten å vente på hva den andre enden av håndsettet forteller deg. Dette skal være en standard introduksjon og hilsen. Si hei og navngi selskapet som samtalepartneren din kalte. I tilfelle han ikke presenterte seg, kan du be om unnskyldning, spør hvem du snakker med.
Trinn 3
Lær om problemene og funksjonene som utføres av divisjonene i din bedrift og løses av spesifikke spesialister for å videresende innkommende anrop fra kunder og kunder på riktig måte. Når du overfører en samtale, fortell navnet og etternavnet til spesialisten du kobler telefonintervjueren din med. Fortell navnet til den som ringer og spørsmålet han søkte på, til den ansatte du ringte samtalen til. Du bør ikke ta på deg funksjonene til en konsulent, selv om du kan gjøre det bra, la personen løse sine problemer med de spesialistene som er autorisert til å gjøre dette.
Trinn 4
Du kan gi bakgrunnsinformasjon hvis slike spørsmål dukker opp: firmaets fulle navn, etternavn, fornavn og patronymic til direktøren, hans varamedlemmer og avdelingsledere, kontoradresse. Lag og bli enig med direktøren en egen liste over de personene han alltid vil være fri for.
Trinn 5
Sørg for å føre en samtalelogg. Skriv ned alt du blir bedt om å formidle, ikke stol på hukommelsen, for ikke å glemme noe viktig. All informasjon må kommuniseres til de som den var ment for. Angi navnet på selskapet eller etternavnet og fornavnet til personen som ringer, skriv ned telefonnummeret du kan ringe tilbake, dato og klokkeslett for samtalen.
