I store organisasjoner får de fleste besøkende vanligvis informasjonen de trenger fra sekretariatet. Hvilket inntrykk av kommunikasjon vil assisterende leder etterlate seg? Vil klienten ringe igjen? Vil den interesserte få omfattende svar på spørsmålene sine? For å være trygg på de positive egenskapene til sekretæren, må du forberede deg på det første møtet og kompetent organisere og gjennomføre et intervju.
Bruksanvisning
Trinn 1
Sekretæren er selskapets ansikt. Evaluer først søkerens utseende. Det er tross alt ikke for ingenting at de sier at de blir møtt av klærne sine, men de blir ledsaget av sinnet. Hvor ryddig og imøtekommende en sekretær ser ut, kan komme langt i å få kontrakten du trenger eller forhandle om kommende forhandlinger. Hvis du har ditt eget "image", kan du prøve å lytte til intuisjonen din. Hvis du godkjenner i stillingen til en person som forårsaker interne motsetninger, vil det sannsynligvis være vanskelig å jobbe med ham, fordi sekretæren ikke bare er ansiktet til selskapet, men også lederens høyre hånd. Imidlertid må du ikke umiddelbart godkjenne noen som vil glede deg med et lyst, vakkert utseende. Et pent bilde kan fort bli kjedelig, og papirene forblir umontert.
Steg 2
Under samtalen, lytt nøye: sekretæren vil kommunisere med klienter, gjennomføre telefonsamtaler og komponere brev. Hans tale skal være kompetent, avslutningene konsistente og tonen velvillig. Vær spesielt oppmerksom på tilstedeværelsen av såkalte parasittiske ord i talen. Hvis søkerens monolog er fylt med unødvendig "så det betyr", "så å si", "øh," "vel," så vil du neppe oppnå fraværet av disse uttrykkene i en virksomhetsmiljø. Bruk av sjargong og slang regnes som uakseptabelt, med mindre du selv lar samtalen ta et uformelt kurs.
Trinn 3
Be sekretæren skrive inn diktatet. Så du sjekker tre viktige egenskaper samtidig: utskriftshastighet, skrivekompetanse og personlige datakunnskaper. Gjør bevisst stilistiske feil og følg søkerens reaksjon. Hvis han høflig anbefaler den mest hensiktsmessige måten å konstruere en setning på, merker du dette med et "pluss".
Trinn 4
Studer sekretærens CV nøye. Vær oppmerksom på tidligere jobber, spør søkeren om årsakene til at du slutter. En høflig og kvikk person vil aldri snakke upartisk om en tidligere leder, "kaste søle" på laget eller snakke om sine egne feil. Det mest akseptable svaret du kan høre er en uoverensstemmelse i lønnsforventningene. Fremhev stikkordene i teksten til CV-en og historien til samtalepartneren: punktlighet, orden, stressmotstand, sosialitet, høflighet. Husk at sekretæren ofte er bindeleddet mellom de forskjellige avdelingene i organisasjonen; både lederens stemning og komforten, den vennlige atmosfæren og ordenen på hele kontoret kan avhenge av hans profesjonelle og personlige egenskaper.
