En sekretær er en kontorarbeider som har plikter å motta telefonsamtaler, å vite hvordan man kan jobbe med en datamaskin, kommunisere med mennesker, føre forretningsposter og mye mer. Det er mange myter om sekretæryrket - men hva er egentlig en god sekretær?
Grunnleggende ferdigheter
For å jobbe som sekretær er det ikke nødvendig med et vitnemål fra en høyere utdanningsinstitusjon - spesialiserte kurs er ganske nok, der fremtidens sekretær lærer forretningskommunikasjon og etikette, hurtiglesing, kontorarbeid, praktisk psykologi, stenografi og skriving. I tillegg lærer kursene grunnleggende arbeid i 1C, og lærer også hvordan man bruker mini-ATS og kontorutstyr. Uten alle disse ferdighetene kan en sekretær ikke betraktes som en god arbeider.
Det er også veldig viktig for en god sekretær å ha en subtil oppfatning av andre menneskers psykologi og være motstandsdyktig mot ulike påkjenninger.
Siden sekretæren er forretningsperson i firmaet, må han ha et hyggelig utseende, en følelse av stil og god smak. Uten evnen til å kle seg vakkert, oppføre seg i samfunnet og snakke kompetent, vil ikke sekretæren være i stand til å skape et godt inntrykk blant kundene til selskapet han jobber i - derfor vil ikke selskapets image være på nivå. Faktisk er hovedoppgaven til en god sekretær å organisere arbeidet til sjefen og hele kontoret effektivt og effektivt.
Funksjoner i yrket
Mange mener at sekretærens jobb er å lage kaffe, sende inn dokumenter for signatur og svare på samtaler. Dette er en villfarelse - pliktene til dette yrket inkluderer å føre tilsyn med resepsjonens arbeid, lede forretningskorrespondanse, delta i forskjellige kontor- og grenløse arrangementer og kommunisere med nervøse kunder. I tillegg fungerer en god sekretær ofte som kontorsjef og til og med en psykolog som vil være i stand til å kjøle ned situasjonen i teamet.
Ofte kalles utøvende sekretærer "grå kardinaler" fordi de er i stand til å usynlig påvirke selskapets arbeid og sjefens avgjørelser.
Ofte blir kvinner sekretærer, siden de er følelsesmessig mer fleksible og motstandsdyktige. I tillegg er de mer følsomme - å fange stemningen til sjefen og teamet hjelper mye i arbeidet deres. Hvis sekretæren er smart og profesjonell nok, kan lederen henvende seg til ham for å få råd og lytte til ham. Det er sekretæren som kan legge til rette for sjefens arbeid ved å organisere arbeidsplassen sin godt og levere informasjonen han trenger i tide. Samtidig har ikke sekretærer karrierevekst, siden en god lederassistent er gull verdt. Som et resultat får sekretæren imidlertid uvurderlig erfaring og kunnskap om forretningsprosesser, som i fremtiden kan hjelpe ham med å starte en karriere i et annet yrke.
