Samarbeid med utenlandske partnere har allerede blitt normen for russiske virksomheter. Derfor er også utvekslingen av delegasjoner, som er en del av arbeidsprosessen, en ganske vanlig forekomst. Men hvis du er vert for dine utenlandske eller russiske partnere på bedriften for første gang, bør du ta hensyn til flere nyanser slik at de ikke forstyrrer etableringen av forretningskontakter og ødelegger inntrykket av møtet.
Bruksanvisning
Trinn 1
En invitasjon til å møte skal sendes så tidlig som mulig, selv om en foreløpig avtale er nådd. Dette er et tegn på at du verdsetter partnernes tid høyt og respekterer deres travelhet.
Steg 2
Når bekreftelse er mottatt, spesifiser antall medlemmer av den ankomne delegasjonen. Det er bedre hvis du får en liste over gjester med en indikasjon på posisjonen og veiledningen. Velg sammensetningen av delegasjonen din i samsvar med denne listen, når det gjelder antall, skal den være omtrent den samme som delegasjonen av gjester. Diskuter med gjestene hvilket språk de foretrekker å kommunisere og ta vare på en tolk for deg selv, selv om gjestene kommer med sin egen tolk.
Trinn 3
Lær om ansvarsområdet og kompetansen til hver av dine gjester. Utenlandske partnere er som regel veldig strenge i å opprettholde den offisielle kommandokjeden, så du må ha en klar ide om hvilke saker denne eller den andre gjesten har autoritet til å diskutere.
Trinn 4
Forbered og bli enige om en liste over saker du trenger å diskutere. Samle alt materiale og dokumenter du trenger. Bestem hvilke dokumenter som skal signeres som et resultat av forhandlinger, og diskuter i hvilken modus de skal gjennomføres: varighet, pauser.
Trinn 5
Velg et komfortabelt rom basert på antall personer som deltar på møtet. Hver av dem skal ha et sted hvor han komfortabelt kan innkvartere, for mellom pausene må du sitte i flere timer. Sørg for at det under møtet serveres te, kaffe, kjeks, og glass og mineralvann er på bordene. Hvis ingen har noe imot, ikke glem å legge i askebegrene.
Trinn 6
Be gjestene om samtykke til lydopptak av møtet, det kan ikke gjøres uten tillatelse. Sit gjester som vender mot inngangsdøren, denne psykologiske nyansen gjør at de ikke kan føle seg stresset. Be om ikke å bli distrahert av eksterne telefonsamtaler under forhandlingene. Forbered dagbøker og penner for gjestene.
Trinn 7
Ikke tving gjester til å lete etter deg når de kommer til møtepunktet. Noen må møte dem i lobbyen på bygningen og eskortere dem til rommet der forhandlingene skal holdes.
