Aktiviteten til mange virksomheter er knyttet til inngåelse av kontrakter for levering av varer, kjøp av råvarer og komponenter. Hvert selskap inngår kontrakter med ansatte. For å gjøre dokumentasjonen enklere å bruke, er utøvelsen av å opprettholde et bredt utvalg av regnskapsjournaler utbredt. I en slik journal er det praktisk å registrere for eksempel kronologien til bevegelse av individuelle dokumenter og detaljene i kontrakter.
Nødvendig
- - en journal over regnskap for kontrakter;
- - kontrakter.
Bruksanvisning
Trinn 1
Utvikle et skjema for å føre oversikt over kontrakter. Den skal gjenspeile spesifikasjonene til bedriften og være enkel å bruke. I et stort foretak kan du godkjenne en slik form for tidsskriftet ved en spesiell ordre, og supplere den med anbefalinger for å fylle ut dokumentasjonen.
Steg 2
Design tittelsiden til bladet. Skriv inn navnet på dokumentet her. Gjenspeiler navnet på selskapet og alle nødvendige detaljer. Angi startdatoen for loggføring. I et stort selskap anbefales det å føre en egen kontraktlogg for hver strukturelle enhet. Nummer sidene i bladet, stift det om nødvendig og fest organisasjonens segl.
Trinn 3
Del journals arbeidssider i flere kolonner, hvor antallet vil bli bestemt av dine behov og detaljene i kontraktene. Oppgi kolonner for dokumentets serienummer, kontraktsdato og utløp. En egen kolonne vil inneholde en kort indikasjon på kontraktsemnet. Ta med i journal også de personer som er ansvarlige for oppfyllelsen av de kontraktsmessige forpliktelsene.
Trinn 4
Hvis du tror at den elektroniske formen for tidsskriftet vil være mer praktisk, kan du utvikle ditt eget programvare for registrering av kontrakter eller bestille dette arbeidet fra en spesialisert organisasjon. I noen tilfeller kan du bruke Microsoft Excel-regnearkprogrammet til dette formålet.
Trinn 5
Utpeke en tjenestemann som skal være ansvarlig for å føre journal. Vanligvis er denne personen en ansatt i personalavdelingen i bedriften eller en ansatt i den juridiske avdelingen.
Trinn 6
Gjør det til en regel å føre oversikt over kontrakter systematisk, og gjenspeile dokumentasjonen i den kontinuerlig, og ikke fra sak til sak. Dette vil gjøre det mulig for ledelsen å ha et fullstendig bilde av prosessene som foregår i selskapet, og vil gi en mulighet til raskt å navigere i den tette strømmen av dokumentasjon.
