Den primære regnskapsdokumentasjonen for bedriften inneholder informasjon om alle forretningstransaksjoner, bevegelse av penger, beregning og betaling av lønn og betaling av skatt. Basert på disse dokumentene blir det ført poster, og tap av enda ett dokument forvrenger regnskapet og er et lovlig brudd. I følge art. 17 i loven "Om regnskap", må foretak selvstendig sikre sikkerheten til regnskapsdokumenter.
Bruksanvisning
Trinn 1
Loven definerer lagringsperioden for primære regnskapsdokumenter ved 5 år, mens Russlands skatteregler begrenser lagringstiden til 4 år. For å unngå straffer som følger av koden for administrative lovbrudd (art. 15.11), bør du fortsatt overholde de lengre periodene som er foreskrevet i loven. I tillegg er det en liste godkjent av Rosarkhivs ordre datert 6. oktober 2000. I henhold til den skal lagringsperioden bestemmes i samsvar med typen for hvert enkelt dokument.
Steg 2
Opprett ved bestilling lagringsperioder for primær regnskapsdokumentasjon, idet du tar hensyn til lovens bestemmelser og regelverket fastsatt i listen. Angi fra bestillingen fra hvilket øyeblikk lagringsperioden skal beregnes. Generelt er begynnelsen på lagringsperioden for dokumenter 1. januar året etter året dokumentet ble fullført med kontorarbeid. For kjøpsboken og salgsboken, angi begynnelsen på lagringsperioden fra datoen for siste oppføring (klausulene 15 og 27 i reglene, godkjent av dekretet fra Den russiske føderasjonens regjering av 2. desember 2000 nr. 914).
Trinn 3
Tildel et eget rom for regnskapsdokumenter, som må være utstyrt med brannsikre skap og spesielle safer. Safe er ment for å lagre former for streng rapportering, i tillegg kan de lagre papirene og dokumentene som er merket "Kommersiell hemmelighet". Bestem ved bestilling prosedyren for tilgang til disse pengeskapene, ansvarlige personer autorisert av hovedregnskapsføreren, samt prosedyren for utstedelse av primærdokumentasjon fra lagringen.
Trinn 4
I tilfelle virksomheten er stor nok og det er mange dokumenter, organiser et spesielt arkiv. Den skal brukes til å overføre papir beregnet for permanent (evig) og langvarig (over 10 år) lagring. Oppbevar alle andre regnskapsdokumenter med en oppbevaringsperiode på opptil 10 år i et spesialrom til de blir ødelagt.
