Å organisere en konferanse krever nøye forberedelse. Ved å dele denne prosessen i trinn, kan du minimere arbeidskraftskostnadene på et høyt nivå av arrangementet.
Nødvendig
Datamaskin med Internett-tilgang og hjelpeprogrammer for byen, telefon
Bruksanvisning
Trinn 1
Bestem temaet for konferansen, antall potensielle deltakere, timing og forelesere. Forhandle med forelesere for å få samtykke til å snakke.
Steg 2
Basert på temaet og det planlagte antall deltakere, er det nødvendig å velge alternativer for konferansesteder. Dette kan være kulturhus, konferansesaler på hoteller, restauranter, rekreasjonssentre og mer. Valget utføres ved hjelp av et søk på Internett og forskjellige bykataloger, basert på innhentede data, dannes en tabell over potensielle steder som indikerer navn, adresse, telefonnummer, antall steder, kostnad og tilgjengelighet til nødvendig utstyr (for eksempel en projektor, skjerm, mikrofon).
Trinn 3
Ring den resulterende databasen over potensielle steder og avklar, om mulig, på de ønskede dagene leiekostnadene, tilgjengeligheten av tilleggstjenester (for eksempel å organisere et buffébord). Som et resultat, velg sted og dato.
Trinn 4
Utvikle en bedriftsstil for konferansen (symbol, slagord, farger osv.) Og bestem hvilke produkter du trenger (merkede notatbøker, penner, invitasjoner, T-skjorter og mer). Bestill produkter til arrangementet i suvenirbedrifter. Dann også det planlagte programmet.
Trinn 5
Send invitasjoner til potensielle deltakere på brevhoder via e-post eller ved hjelp av en ikke-standard løsning ved hjelp av kurer / post (for eksempel til en konferanse om blomster i form av en blomst laget av stoff på et designpapp).
Trinn 6
Registrering av deltakere, detaljer om programmet, hjelp til overføring og valg av overnatting (om nødvendig). Arbeide med underleverandører for å organisere et buffébord, fotografering og mer.
Trinn 7
På kvelden før arrangementet, sjekk salens beredskap - utstyr, suvenirer, organisering av et buffébord og mer.
Trinn 8
Under arrangementet er det nødvendig å koordinere arbeidet til underleverandører: arrangører, cateringtjenester, fotografer og mer.
Trinn 9
Etter konferansen, send en e-post på brevpapir takknemlighet for deltakelse i arrangementet, kan du be om tilbakemelding.
