Viktige avgjørelser som tas på et møte, møte eller møte, skal registreres i referatet, slik at de kan tas for gjennomføring. For å gjøre dette er det først og fremst nødvendig å utarbeide protokollen riktig, med stor oppmerksomhet både om skjemaet og innholdet i dokumentet. Til tross for mangelen på en enkelt form, er det noen særegenheter her.
Bruksanvisning
Trinn 1
Forbered A4 ark eller brevpapir (for interne dokumenter). Dette sparer deg for å måtte angi alle detaljer manuelt (organisasjonsnavn, adresse osv.). Øverst på midten av arket, skriv umiddelbart navnet "Minutter", og under det, i mindre skrift, kort beskrivelse essensen - hovedtemaet for møtet. Angi dato og sted for arrangementet. Begynn nå å fylle ut den obligatoriske innledningsdelen, som gjelder oppføring av møtedeltakerne som er direkte involvert i å ta generelle beslutninger.
Steg 2
I begynnelsen skriver du etternavn, fornavn, patronym og posisjonen til lederen (møteleder). I samme format, oppgi detaljene til sekretæren som tar referatet av møtet. Videre, i delen "Deltatt", liste opp alle som deltok i møtet (fullt navn, stilling). For et stort antall deltakere, hvis liste ikke passer på siden, angir det totale antallet av dem, og vedlegger den komplette listen i et eget dokument. Ikke glem å lage en lenke til den på slutten av protokollen i delen "Tillegg". Plasser "Agenda" -delen som neste blokk i løpet av minuttene. Her, i en nummerert liste, liste opp alle sakene for dette møtet.
Trinn 3
Fyll ut innholdet i protokollen i strengt samsvar med rekkefølgen spesifisert i agendaen. Hvert av avsnittene skal inneholde tre seksjoner. I den første av dem ("Lytt"), gi tekstene til rapportene og sørg for å angi navn og initialer, samt posisjonene til høyttalerne. I delen "Foredragsholdere", i et lignende format, angir du andre deltakere på møtet som tok ordet under diskusjonen. I neste avsnitt med tittelen “Avgjort”, list opp avgjørelsene som ble tatt under høringen, angi antall avgitte stemmer “mot”, “for” eller “avholdte”. Deretter legger du underskriftene til møteleder og sekretær.
