Telefonsamtaler har lenge vært en del av næringslivet. Med deres hjelp kommuniseres avgjørelser, oppgaver mottas og rapporteres, avtaler og kanselleringer blir gjort. Uvitenhet om regler for etikette for telefonsamtaler kan føre til sammenbrudd i mange avtaler og mistillit fra partnere og kunder.
Bruksanvisning
Trinn 1
Arbeid med stemmen din. Hvis det er mulig, kan du ta opp samtalen med en av forretningspartnerne på en diktafon og lytte. Vurder stemmeens klangfarge, talehastighet, intonasjon og energi. For å få stemmen til å lyde mer behagelig, bør pusten være jevn, holdningen skal være gratis. Smil mens du snakker - dette trikset vil bidra til å gjøre stemmen din varmere og mer behagelig. Prøv å kvitte deg med parasittiske ord hvis du bruker dem.
Steg 2
Forbered deg på alle utgående samtaler. Formuler målene for samtalen, nøkkeluttrykkene du vil bruke. Ha en notatbok og penn klar til å ta notater mens du snakker. Når de svarer deg, ikke glem å si hei, presentere deg selv og gi navnet til selskapet du representerer. Ta korte pauser slik at den andre personen kan svare deg og huske eller skrive ned navnet ditt. Spør om abonnenten din kan svare på spørsmålene dine. Hvis svaret er ja, vennligst oppgi formålet med samtalen.
Trinn 3
Når du svarer på et innkommende anrop, må du ikke la samtalepartneren vente på mer enn 3-4 ringer. Husk å si hei og presentere deg selv. Når du snakker i telefonen, må du ta hodet av alle andre aktiviteter og samtaler. Hvis du trenger tid til å svare på spørsmålene til den andre personen, skriver du ned kontaktene og tilbyr å ringe ham tilbake når du er klar. Hvis du trenger å omdirigere en samtale, må du tydelig oppgi essensen av spørsmålet til kollegaen din, slik at den som ringer ikke trenger å gjenta det. På slutten av samtalen, takk den andre personen for at du kontaktet deg.
Trinn 4
Reglene for telefonetikette sier at abonnenten som ringte er den første som legger på og begynner å si farvel. Han ringer også tilbake i tilfelle kommunikasjonsavbrudd. Når du planlegger en telefonsamtale, bør du vurdere tiden: timen i begynnelsen og timen på slutten av arbeidsdagen, når abonnenten kan ha presserende saker, anses som mislykket, så vel som lunsjpausen.
