Noen organisasjoner bruker forretningsbrev i arbeidet sitt. En av dem er et bekreftelsesbrev. Den sendes for å bekrefte mottak av materiale, informasjon og andre dokumenter. Det er tegnet skriftlig og i hvilken som helst form. Hva er fremgangsmåten for å utarbeide dette brevet?
Bruksanvisning
Trinn 1
Lag bekreftelsesbrevet på brevpapiret til organisasjonen, selvfølgelig er det ikke nødvendig, men det vil være bedre. I øvre høyre hjørne, angi detaljene for organisasjonen din, skriv nedenfor til hvem dette dokumentet er adressert, for eksempel generaldirektør for Vostok LLC Ivanov Ivanovich.
Steg 2
Mange organisasjoner registrerer innkommende / utgående meldinger i logger, så det er tilrådelig å legge ned serienummeret på korrespondansen og datoen for kompilering. Legg også en tom linje for de samme adressatopplysningene.
Trinn 3
Neste, i sentrum, angir tittelen, det vil si emnet for brevet, for eksempel om en økning i prisene på tjenester. Deretter skriver du navnet eller stillingen til personen du søker på, for eksempel Kjære Mr. Ivanov. Husk at ingen forkortelser er tillatt.
Trinn 4
Skriv deretter formålet med brevet, for eksempel "Vi informerer deg om at vi har lest prislisten din og er klare til å samarbeide i fremtiden."
Trinn 5
Følgende er hoveddelen av brevet, men det er ikke nødvendig. Her kan du spesifisere vilkårene, for eksempel når du godtar samarbeid og annen informasjon.
Trinn 6
Deretter kommer den siste delen av bekreftelsesbrevet, hvis innhold avhenger av graden av bekjentskap med adressaten. Disse kan være setninger: "Vennlig hilsen …", "Vennlig hilsen din …" eller "Med beste ønsker… ".
Trinn 7
Vedlegg kan tegnes opp til bekreftelsesbrevet, for eksempel grafer, eventuelle beregninger. Dette gjøres for ikke å rote opp brevet med unødvendig informasjon og slik at det er lett å lese. I teksten trenger du bare å henvise til disse kildene.
Trinn 8
På slutten av brevet må hodet legge organisasjonens signatur og segl. Send forretningsbrev via post eller gi det personlig. Noen bruker e-post til dette, noe som sparer tid betydelig.
