Et referat er et dokument som registrerer forløpet av diskusjonen og avgjørelser tatt på møter, møter eller konferanser. Protokoll blir utarbeidet på grunnlag av postene som blir ført under arrangementet som logges. Dette kan være en transkripsjon, et lydopptak eller et sekretærens utkastnotater. Agenda, abstrakter av taler, utkast til vedtak og deltakerlister brukes også. I følge reglene trekkes protokollen opp innen tre dager etter møtet.
Bruksanvisning
Trinn 1
Første linje er det fulle navnet på foretaket der møtet ble avholdt. Den andre linjen er ordet "PROTOCOL" med store bokstaver. Etter - protokolldatoen (merk at dette er datoen for møtet, ikke dagen dokumentet ble utarbeidet), registreringsnummeret og byen der dokumentet ble tegnet. Deretter skrives tittelen - i venstre hjørne med en stor bokstav angir definisjonen av den type møte som er avtalt i genitivsaken med ordet "minutter". For eksempel "Møter av hoder for strukturelle divisjoner".
Steg 2
Neste avsnitt er introduksjonen til protokollen. Etter overskriften fra avsnittet, skriv "Formann:" og angi etternavn og initialer, "Sekretær:" fullt navn blir også registrert. Skriv "Attended:" på en ny linje og oppgi navnene og initialene til deltakerne i alfabetisk rekkefølge. Hvis det er tredjeparter (ikke ansatte i organisasjonen), legg til linjen "Inviterte:" som viser navnene og organisasjonene til de inviterte. Hvis det er mer enn 10 deltakere, så ikke oppfør dem i protokollen, men skriv etter "Attended:" det totale antallet personer og uttrykket "listen er vedlagt". Listen er en integrert del av protokollen. I feltet skriver du ned den nummererte listen over de diskuterte sakene, med navn på høyttalerne.
Trinn 3
Teksten i protokollets hoveddel består av seksjoner som beskriver forløpet av diskusjonen under hvert dagsordenspunkt. Antall seksjoner tilsvarer antall punkter på dagsordenen. Hver seksjon består av delene "LISTENED", "TALT", "BESLUTTET". Hvis resolusjonen innebærer en avstemning, så skriv ned "Enstemmig", eller for eksempel "For - 5, mot - 1, avholdt seg - 2" etter formulering av avgjørelsen. Avgjørelsen er formulert i imperativ stemning, og indikerer den ansvarlige (utføreren) og fristen.
Trinn 4
Etter registrering blir protokollen signert av styreleder og sekretær.
