Avgjørelsen fra et møte er bare juridisk bindende hvis det er formalisert i protokollen. Protokollen fra foreldremøter, huseiere eller aksjonærmøter varierer selvfølgelig i innhold, men kravene til skjemaet er alltid omtrent de samme.
Skriv på kladd
Det er ikke alltid praktisk å skrive på en datamaskin under et møte, så protokollen kan skrives på et utkast først. Noe informasjon kan legges inn før møtet starter. Ovenfor skriver du ordet "Protokoller", rett nedenfor - navnet på møtet og datoen. Enda lavere til venstre, skriv ordet "Deltok." Hvis det forventes at en avgjørelse tas med kvalifisert eller enkelt flertall av listen, angir hvor mange som burde vært til stede. Dette er for eksempel viktig når det gjelder et møte med huseiere som må bestemme hvordan de skal forvalte huset, samle inn penger til større reparasjoner osv. Skriv agendaen din nedenfor. Hvis du har tenkt å diskutere saker du ennå ikke vet om, kan du legge til varen "Diverse". I noen tilfeller bør tidsfristen spesifiseres.
Etter at møtet starter
Skriv ned hvor mange som er til stede og hvor mange som skal være. Skriv ordet “Lytt” under dagsordenen og sett et kolon. Skriv ned spørsmålene, navnene på høyttalerne og et sammendrag av talene, punkt for punkt. Talere kan bli bedt om å sende inn sine taler på forhånd. Noter protokollene spørsmålene til hver programleder og svarene. Når det gjelder løsningene, kan de legges inn etter hvert spørsmål eller som en enkelt blokk nederst i protokollen. Sørg for å indikere hvor mange som stemte "for", "mot", hvor mange som ikke stemte. Skriv navnene på styreleder og sekretær under avgjørelsene, og sett datoen. I noen tilfeller er det nødvendig å oppgi navnene på alle medlemmene i presidiet.
Skriv inn tekst på datamaskinen
Når du skriver på en datamaskin, redigerer sekretæren vanligvis teksten. Prøv å redigere den slik at den ikke bryter betydningen. Dette gjelder spesielt for avgjørelser. Det er ikke noe enhetlig skjema for registrering av protokoller, men følgende regler gjelder vanligvis:
- teksten er skrevet i 14-punktsstørrelse med ett eller ett og et halvt intervall;
- justering av hovedteksten - på begge sider;
- titteljustering - sentrert, antall deltakere - høyre;
- avsnitt begynner med en rød linje.
Skriv inn teksten, ikke glem å gi plass til signaturene til styreleder og sekretær, samt legg ut transkripsjoner av signaturene. Sett datoen nederst. Skriv ut protokollen og la styreleder og sekretær undertegne den. Det er tilfeller når et møte holdes i fravær. I dette tilfellet er ikke tekstene til talene skrevet. Resten av protokollen er tegnet på samme måte.
