Korrekt organisert kontorarbeid i en organisasjon eller et foretak lar deg holde dokumentene i orden og kontrollere bevegelsen når som helst. Hvis virksomheten til selskapet ditt er relatert til inngåelse av kontrakter, må du føre en passende journal over regnskapet. Et godt utformet magasin vil gjøre det mulig å registrere detaljene i dokumentene og deres kronologi.
Nødvendig
- - en journal for opptak av dokumentasjon;
- - materialer som skal registreres;
- - fyllepenn;
- - blyant;
- - saks;
- - Hersker;
- - papir;
- - tråder;
- - nål;
- - lim.
Bruksanvisning
Trinn 1
Finn et praktisk skjema for å føre en loggbok. På samme tid, gå ut fra de presserende behovene til organisasjonen og særegenheter ved kontorarbeid. Nylig har elektroniske former for dokumentasjonsregnskap blitt mer utbredt, men de er ikke alltid praktiske når man gjør ledere kjent med dem. I det enkleste tilfellet kan du lage en regnskapsjournal i en standard notatbok i stort format.
Steg 2
Nummer sidene i bladet ved å sette løpende tall nederst eller øverst på hvert ark. Sy hele sideblokken med sterk tråd, før endene forbi den siste siden i bladet. Skriv på et lite papir hvor mange ark boken inneholder. Lim denne etiketten til den siste siden på rad, og før endene på tråden under den, bundet i en knute. Når limet tørker, fest her forseglingen for dokumentene og signaturen til personen som utgav bladet.
Trinn 3
Begynn å designe tittelsiden. Skriv navnet på journalen på forsiden av journalen, for eksempel "Kontraktsjournal". Ta med beskrivelsen navnet på organisasjonen (selskapet) og dens viktigste detaljer. Legg igjen to linjer for start- og sluttdato for journalen. All denne informasjonen kan ikke legges inn for hånd, men er forhåndstrykt på en skriver og deretter pent limt på forsiden av bladet.
Trinn 4
Del arbeidssidene i journalen i så mange kolonner som kreves for en fullstendig beskrivelse av dokumentene som skal registreres. Sørg for å oppgi kolonner for serienummeret, datoen for mottak av dokumentet, kontraktsinngåelsen, frigjøringen av bestillingen og så videre. Legg igjen en egen kolonne for en kort beskrivelse av essensen av dokumentet og dets hovedinnhold. Gi også et sted for signaturen til personen som mottok dokumentet for utførelse.
Trinn 5
Hvis det er nødvendig, registrerer du journalen på kontoret (sekretariat), og tilordner det riktige nummeret og andre detaljer. Etter registreringsprosedyren kan regnskapsboken brukes til det tiltenkte formålet.
