En PR-sjef må være kunnskapsrik om jobben sin. Dette forklarer behovet for å opprettholde arkiver med viktig informasjon, som kalles pressemateriell eller mediedossierer.
PR-leder arkiv
Det samles en pressemappe for alle viktige nyheter, personer og hendelser som direkte eller indirekte påvirker omdømmet til organisasjonen.
Det er optimalt å oppbevare separate arkivskap i henhold til:
- vanlige og engangsarrangementer: utstillinger, seminarer, runde bord, møter og forretningsmiddager;
- nøkkelpersoner, meningsledere, allierte i organisasjonens posisjon og dens motstandere;
- emner som regelmessig dekkes av PR-tjenesten. Det er viktig å samle ikke bare organisasjonens eget materiale, men også offentlig reaksjon, redaksjonelt materiale, ekspertkommentarer osv.
- bransjemedier og journalister.
En pressemappe, som ethvert arkiv, bør være en dynamisk informasjonsbase der informasjon oppdateres jevnlig og fersk informasjon blir omhyggelig samlet inn.
Samlingsteknikk
På den tekniske siden kan pressematerialet skrives ut eller elektronisk. For å minimere arbeidet med pressematerialet er det ofte tillatt å ha begge komplementære arkivalternativer.
Pressedossieret inkluderer publikasjoner i media, PR-tjenestens eget materiale. For personer brukes biografier, bilder, personlige data (med personens tillatelse), personlige kontaktopplysninger og telefoner til assistenter. Det er viktig å samle pressemeldingen for arrangementene fra programmene til arrangementet, resolusjoner, deltakere og deltakernes kontakter.
En spesiell plass i pressematerialet er okkupert av informasjon om media og journalister. En PR-spesialist må lage en detaljert beskrivelse av hvert spesialiserte medium, uavhengig av om organisasjonen for øyeblikket har samhandling med redaksjonen eller ikke. Rådataene skal inneholde informasjon om opplag (hvis det er en trykt publikasjon), oppmøte (for Internett-ressurser), informasjon om grunnleggerne, konsernsjefen, redaktøren og bransjejournalister.
Fødselsdatoene til alle mediepartnere, uansett hvilken stilling de inntar i det redaksjonelle hierarkiet, vil aldri være overflødige. En vanlig ansatt og sjefen for et medieselskap vil være like fornøyd hvis PR-tjenesten til en vennlig organisasjon gratulerer dem med et lite postkort eller en frodig blomsterbukett. Informasjon om journalister er best begrenset til organisasjonens informasjonskompetanse. Hvis PR-tjenesten har forberedt og overlevert korrespondenten en analytiker i organisasjonen for utarbeidelse av materialet, bør du legge igjen et merke om dette i pressemappen. Dette vil gjøre det lettere å kjenne utgangspunktet for bevissthet blant kolleger med gjentatt kontakt.
Fyllingen av pressematerialet er direkte relatert til i hvilken grad PR-tjenesten analyserer media nøye. Så snart en ny artikkel vises om et emne nær virksomheten til PR-lederens organisasjon, må den inkluderes i pressematerialet. Du bør også gjøre med videohistorier, forfatterkolonner, registreringer av autoritative bloggere og annen informasjon.
Tilgang til pressemelding
Hvis det dannes en pressemelding over lang tid, vises det så ofte en såkalt innside i tillegg til informasjon fra åpne kilder. Insiderinformasjon kalles vanligvis informasjon mottatt fra uoffisielle kilder som ennå ikke er bekreftet offentlig. Offisielle representanter for organisasjoner kan holde slik informasjon i "ingen kommentar" -status i lang tid, og derfor må PR-sjefen en gang i pressemeldingen huske behovet for å begrense tilgangen til arkivet for tredjeparter.
Et annet insentiv til å begrense tilgangen til pressemeldinger er personopplysninger, som ofte suppleres med informasjon om personer. Det er viktig å huske dette når du kontakter andre ansatte i organisasjonen, PR-spesialister fra andre organisasjoner og andre interesserte. Pressemappen er utviklet primært for intern bruk av organisasjonen.
Dette forklarer også behovet for å installere flere sikkerhetssystemer for å forhindre informasjonslekkasje. Det er viktig å samle papirmateriale i mapper, hvor tilgangen bør være strengt begrenset. Elektroniske databaser skal være tilgjengelige for ansatte ved PR-avdelingen, på forespørsel - for ledelsen i organisasjonen, men stengt for et bredt spekter av bedriftsinformasjon.
