Noen ganger spør folk som bruker brev til forretningskommunikasjon seg selv om det er mulig å påvirke adressatens beslutning på noen måte. Noen mennesker synes dette er umulig; andre svarer bekreftende. Hvem har rett? Forretningskorrespondanse er en veldig delikat jobb. Etter å ha fylt ut brevet, må du vise respekt for adressaten, være korrekt og lite påtrengende! Du kan påvirke en person gjennom papir, men for dette må du følge noen regler.
Å etablere psykologisk kontakt
Psykologisk kontakt i forretningskorrespondanse er veldig viktig, for i fravær er samarbeid nesten umulig. Sørg for å henvende deg til adressaten ved hjelp av ordet "Kjære". Forkort aldri ord i en overskrift. Det vil si at hvis du ikke kjenner personen godt, kan du søke som følger "Kjære Mr. Petrov", og ikke "Uv. Mr. Petrov ".
Hvis du tidligere har møtt en person og snakket om noen emner som er knyttet til arbeidet ditt, må du bruke dette faktum i innledningen. Hvis du ikke er kjent med adressaten, kan du spørre om selskapet hans.
Et eksempel på en introduksjon.
1. Kjære Petr Petrovich! På et forretningsmøte som fant sted i restauranten Angara 12. oktober i år, diskuterte vi temaet småbedriftsinvesteringer.
2. Kjære Mr. Petrov! Vi lærte at firmaet ditt er ledende i Irkutsk-regionen innen produksjon av båndsager. Vårt firma er engasjert i produksjon av sagbruk. Vi vil gjerne samarbeide med deg i fremtiden.
Hvis du blir klar over at lederen av organisasjonen er veldig opptatt av omdømmet hans og leter etter partnere, kan du be ham om råd. En slik person vil gjerne godta å hjelpe, fordi du kan påvirke omdømmet til selskapet. Det er veldig praktisk å samarbeide med en slik organisasjon, fordi lederen vil prøve å oppfylle alle vilkårene i kontrakten, for ikke å tjene negative anmeldelser.
Finne argumenter og fakta
For å overbevise en klient om at du har rett, må du finne argumenter. De er middels, sterke og sterkeste. Psykologer anbefaler å følge følgende rekkefølge når du skriver et brev: sterk - middels - sterkest.
De sterke inkluderer følgende argumenter:
- Presentasjonen vil inneholde den siste utviklingen innen utstyr for produksjon av båndsager.
- Prisen på tilbudt utstyr vil være 30% under markedsprisen.
Gjennomsnittlige fakta inkluderer:
- Deltakerne på presentasjonen vil få muligheten til å se det nye utstyret i aksjon, samt få råd om bruken av enhetene.
- Garantien for tilbudt utstyr økes med 2 år.
De sterke inkluderer følgende argumenter:
- På slutten av presentasjonen vil en kampanje finne sted, hvor deltakerne vil kunne få en ny helt gratis når de kjøper utstyr.
Finne problemet til adressaten
Før du foreslår noe, prøv å finne en grunn som kan få leseren til å bruke tjenestene dine eller kjøpe et produkt fra deg. For eksempel tilbyr du en godstjeneste. Studer adressatens arbeid nøye, identifiser misnøyen. For å gjøre dette kan du sende en "spion". Du kan også finne ut hvilket selskap han bruker. Finn deretter de negative sidene ved organisasjonen som utfører lastebilen. Prøv å identifisere et problem som kan oppstå når du arbeider med en tredjepart.
Hvis du tilbyr utstyr som er bedre enn det adressaten bruker, må du huske å skrive om det i brevet, med henvisning til det faktum at produksjonsvolumet med enhetene dine vil øke dramatisk.
Formulere tanker
Prøv å formulere tankene dine riktig. For eksempel anbefaler psykologer å ikke bruke partikkelen "ikke" og "heller" i forretningskorrespondanse.
Eksempel.
Feil frase: 12. oktober ville det ikke skade deg å besøke utstillingen vår.
Riktig setning: 12. oktober vil vi gjerne se deg på utstillingen vår.
Brevdesign
Adressatens holdning til din bedrift avhenger av utformingen av utgående korrespondanse. Forretningskorrespondanse innebærer bruk av brevpapir. Du bør ikke eksperimentere med skrift og størrelse, det er bedre å velge standarder, det vil si Times New Roman skrifttype og størrelse 12. Selv om dette er småtterier, men på et psykologisk nivå, har det stor innflytelse på en person!
