En ordre er et dokument av stor praktisk betydning. Det indikerer noen spesifikke handlinger: ansette og si opp en ansatt, disiplinære tiltak, behovet for å innføre ny teknologi og mye mer. Kontorist må sørge for lagring av denne typen dokumenter og muligheten til raskt å finne den rette. For dette tildeles hver bestilling et unikt identifikasjonsnummer.
Nødvendig
- - bestillinger;
- - loggbok;
- - instruksjon om personalregistrering;
- - 2 eller 3 mapper.
Bruksanvisning
Trinn 1
Registreringsskjemaet for bestillinger er ikke strengt regulert av loven. Det er en standardinstruksjon publisert av Rosarkhiv 27. november 2000, som sier at nummerering av ordrer fra personell og hovedaktivitet skal utføres separat innen et kalenderår. Hvis du jobber i et lite firma, hvor sekretæren også utfører arbeidet til en ekspeditør, må du starte 3 mapper og 3 registreringsjournaler.
Steg 2
Utarbeide instruksjoner for kontorarbeid. Den kan bestå av bare noen få gjenstander. Angi hvilke ordrer som skal lagres i 5 år, og hvilke - 75. Skriv inn i hvilke arrays ordrene for bedriften din er delt inn i og hvordan du bestemte deg for å utpeke dem. Bestillinger for hovedaktiviteten er vanligvis nummerert med et løpende nummer, og personalordrer - med et nummer og en bokstav. For eksempel kan tallet se ut som "Best.nr. 2-l / s" eller "Best.nr. 2-k". Tenk på forskjellige betegnelser for dokumenter med ulik holdbarhet. For eksempel kan kortsiktig markeres som personell, og langsiktig - som personell.
Trinn 3
Del ordrer av personell i 2 deler etter holdbarhet. Dokumenter om levering av ordinær permisjon eller utdanning, kortvarig forretningsreise, insentiver og disiplinære sanksjoner lagres i 5 år. Legg inn bestillinger for ansettelse, overføring, oppsigelse, lange forretningsreiser og lange ferier i en annen mappe. Skriv navnet på mappen og utløpsdatoen på omslaget til permene. Fyll ut bestillinger for hovedaktiviteten separat
Trinn 4
I store firmaer blir ordrer utstedt av forskjellige tjenester. Dokumentasjon for hovedaktiviteten oppbevares som regel av sekretæren og for personellet - av personalavdelingen. Følgelig har hver sin mappe og sine egne regnskapsbøker. Det er nok for en HR-spesialist å starte 2 bøker og 2 mapper, fordele dokumenter i henhold til oppbevaringsperioder. Imidlertid, med en veldig stor dokumentflyt, deles hver mappe ofte i henhold til ordretypene. Hvis bedriften din har tatt i bruk et eget lagringssystem, må du fortsatt nummerere bestillinger i rekkefølge i et felles utvalg og registrere dem i en journal.
Trinn 5
Bestillinger for hovedaktiviteten kan gjelde ikke bare for hele selskapet, men også for individuelle divisjoner. Utvikle kode for hver avdeling eller avdeling. Det kan være en bokstav eller et tall. Ikke glem at betegnelsen på bestillinger for hovedaktiviteten skal avvike fra den som er akseptert i personalregistreringen i selskapet ditt. I dette tilfellet går nummereringen innenfor det generelle utvalget av "hovedaktivitet".
