Riktig lagring av dokumenter er et viktig element i kontorarbeidet. Før papirene sendes til arkivet, må de bli blinket. For å gjøre dette, bør du kjenne til de grunnleggende reglene for arkivering av saker.
Det er nødvendig
- - syl;
- - nål;
- - hard tråd;
- - lim.
Bruksanvisning
Trinn 1
Nummer alle arkene med en svart blyant. Nummeret er plassert i øvre høyre hjørne. Plasser dokumentene i kronologisk rekkefølge, og begynn med den eldste. Hvis det er konvolutter med vedlagte dokumenter, må du nummerere konvolutten og deretter hvert dokument i den.
Steg 2
Fjern alle binders og andre metalldeler. Hvis dokumentet ikke har arkiveringsmargin, limer du et papir på det. Forbered alle papirene for sømmen ved å basere de fire punkteringen og plassere dem i pappdekselet.
Trinn 3
Dokumentbuntene må festes med en klemme, gjennombores med en syl eller bores med en spesiell enhet for søm av dokumenter. Uten å fjerne klemmene, sy papirene med en lang nål med grov tråd, hyssing eller tape.
Trinn 4
For riktig søm er det nødvendig å føre nålen fra baksiden inn i hullet som er den andre på rad, føre nålen langs baksiden og gå tilbake til det andre hullet. Etter det må nålen føres ut til forsiden, og det andre hullet må sys, men allerede ovenfra. Tråden trekkes ut fra baksiden, og de to endene er festet slik at trådhalene kan forsegles med papir (sporepapir).
Trinn 5
Organisasjonens segl settes på papiret limt til trådene, og tjenestemenn (direktør, regnskapsfører) signerer også. På pappdekselet limes en oversikt over dokumenter som arkiveres i en pakke. Den skal angi navnet på organisasjonen og dens strukturelle enhet, angi datoen, angi lagringsperioden for dokumenter og arkivkoden, hvis den er vedtatt i organisasjonen din.
