I løpet av sine aktiviteter sender mange bedrifter sine ansatte på forretningsreiser. Det ser ut til at ingenting komplisert - bare den ansatte gikk på en oppgave og kom tilbake fra den. Men selv en så enkel begivenhet krever en ganske omfattende dokumentasjonsprosess.
Nødvendig
- - reisesertifikat
- - serviceoppdrag
- - forretningsreise ordre
- - forhåndsrapport
- - rapportere om utført arbeid
Bruksanvisning
Trinn 1
Fullfør en jobboppgave for den ansatte som beskriver formålet og tidspunktet for den ansattes tur. Vanligvis blir en slik oppgave utarbeidet av lederen for den strukturelle enheten der den ansatte som reiser på forretningsreise jobber. Undertegn deretter denne jobboppgaven med lederen av foretaket, siden det er han som tar den påfølgende beslutningen om hensiktsmessigheten av denne forretningsreisen.
Steg 2
Utarbeide en ansattes reiseordre. En slik ordre utstedes vanligvis av lederen av foretaket, på grunnlag av en jobboppgave levert av lederen for den strukturelle enheten. Gjør den ansatte kjent på forretningsreise med denne bestillingen mot underskrift.
Trinn 3
Utsted et forretningsreisesertifikat for den ansatte, basert på forretningsreiseordren. Dette sertifikatet angir tidspunktet for den ansattes ankomst til bestemmelsesstedet og tidspunktet for avreise derfra. I følge disse karakterene beregnes hans faktiske tid på forretningsreise etter at den ansatte kommer tilbake, og reisegodtgjørelsen beregnes.
Trinn 4
Gi den ansatte forskudd på reiseutgiftene. Slike utgifter inkluderer betaling av dagpenger, reiser, leie av overnatting osv. Daglige utgifter betales til den ansatte for hver dag han er på forretningsreise, samt for alle dagene han bruker på reisen. Hvis en ansatt blir sendt på forretningsreise i landet, betales et slikt forskudd i nasjonal valuta, og hvis det er i utlandet, i valutaen til landet han reiser til.
Trinn 5
Lag en rapport om utført arbeid, basert på resultatene av den ansattes retur fra en forretningsreise. Denne rapporten viser hvor mye arbeid den ansatte utfører under reisen, og viser også de faktiske utgiftene for turen, inkludert dagpenger. Originaldokumentene er vedlagt en slik rapport, for eksempel: billetter til reiser, kvitteringer for betaling av hotellet osv. Sammenlignet med beløpene som er gitt til den ansatte i form av forskudd, beregnes kostnadene på nytt: overskuddsmidler trekkes tilbake eller overforbruk returneres. Den ansatte må gjøre seg kjent med dataene i rapporten om arbeidet som er utført mot signaturen.
