Når du utarbeider strukturerte dokumenter, kan du ikke klare deg uten en innholdsfortegnelse. Med hjelpen blir navigasjonen i dokumentet etablert, og utformingen får et ferdig utseende. For flersidige dokumenter er innholdsfortegnelsen med andre ord en god formregel, og for vitenskapelige artikler er det et obligatorisk element.
For å etablere en innholdsfortegnelse i et Microsoft Word-dokument, må du strukturere teksten. For dette er det delt inn i kapitler. Strukturen kan brytes ned enda mindre - avsnitt og tekstelementer på et lavere nivå kan angis i hvert kapittel.
Innholdsfortegnelse i et Word er basert på underoverskrifter. For å gjøre dette må hvert element i teksten først ha tittelen, og deretter, ved hjelp av stiler, angi en stil for hvert underoverskrift. Denne funksjonen er tilgjengelig i kategorien "Hjem" - "Stiler".
Etter at all teksten er strukturert og overskriftene er uthevet, må du plassere markøren i fragmentet av dokumentet der innholdet skal settes. Vanligvis er dette den første siden etter tittelsiden. Deretter velger du "Innholdsfortegnelse" i kategorien "Lenker". I menyen som åpnes bestemmes innholdstypen:
- Autosamlet innholdsfortegnelse - fylles automatisk på når en ny tittel er valgt. Egnet for tekster som ikke er fullført ennå, samt dokumenter som en gruppe forfattere jobber med;
- Manuell innholdsfortegnelse - fyller ikke på seg selv når en ny tittel vises. Egnet for ferdige tekster.
Hver type innholdsfortegnelse gjenspeiler et hierarki av overskrifter etter kapittel og avsnitt. Dermed kan innholdet i innholdsfortegnelsen ha flere nivåer avhengig av strukturen til selve dokumentet.
