Viktig dokumentasjon - kontrakter, fakturaer, handlinger - må oppbevares i selskapet i lang tid. For noen verdipapirer er denne perioden fem eller til og med ti år. For å forhindre at dokumentene blir krøllete eller tapt, må de arkiveres og arkiveres på riktig måte.
Nødvendig
- - mapper - bindemiddel;
- - gjennomsiktige filer - lommer.
Bruksanvisning
Trinn 1
For å inngi en kontrakt, vent til den er signert av alle interesserte parter. Få signaturer fra begge siders administrerende direktører og fest deres segl. Lag deretter kopier av dokumentet og gi dem ut til alle involverte.
Steg 2
Gi kontrakten et nummer. Den må inneholde tall og bokstaver. For eksempel 123-AB. Legg inn nummeret på signeringen av dokumentet.
Trinn 3
Opprett en kontraktlogg. Skriv inn dokumentnummeret, signeringsdatoen og den juridiske enheten det tilhører. Tallene må gå i orden, etter hverandre, avhengig av når kontrakten ble signert.
Trinn 4
Hvis det er flere juridiske enheter i selskapet, bør hver kontraktsjournal ha sin egen. Dette vil unngå forvirring.
Trinn 5
Sett kontrakten i en egen fil. Hvis det er flere kontrakter, legg alt i en lomme. Dette vil gjøre det lettere å sammenligne dokumenter og finne dem om nødvendig.
Trinn 6
Sett filen inn i permen og fest med spesialholderne. Ikke fyll den tett, dokumentene blir krøllete. Skriv den juridiske enheten, dokumentene som den er lagret i, i ryggraden i mappen, samt året de ble signert.
Trinn 7
Etter utløpet av tre år kan mappene med kontrakter sendes til lageret. Brett dem i pappesker og legg på et sted som ikke er tilgjengelig for fuktighet. På emballasjen, angi også den juridiske enheten som dokumentene gjelder og året kontraktene ble signert.
Trinn 8
Fakturaer og handlinger arkiveres på samme måte som kontrakter. Men i stedet for et papirregister med dokumenter, er det bedre å ha et elektronisk. For eksempel i programmet "1C: Accounting". Du kan laste den ned gratis her: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Dette vil tillate deg ikke bare å føre oversikt over alle verdipapirer, men også å utføre forskjellige operasjoner med dem - skrive ut flere kopier, rette feil osv.
