Alle dokumenter fra organisasjonen må oppbevares i arkivet. Skatteloven sier for eksempel at primærdokumenter, papirer som bekrefter betaling av skatt og andre, må beskyttes i fire år. Men det er også slike dokumenter som kan ødelegges etter et år, for eksempel ferieplaner. Avhending bør utføres etter at handlingen er utstedt.
Bruksanvisning
Trinn 1
Først skal det bemerkes at dokumenter som "har tjent sitt formål" kan inngås i loven bare hvis perioden utløp før 1. januar i året da et slikt papir er utarbeidet, det vil si dokumenter fra 2010 bør inkluderes i handlingen bare i 2016.
Steg 2
Før du utarbeider en handling og ødelegger dokumentasjonen, må du lage inventar som må godkjennes av lederen av organisasjonen og utarbeide en protokoll.
Trinn 3
Det anbefales å lage en handling i form av et bord. I øvre høyre hjørne spesifiserer du detaljene for organisasjonen. Skriv deretter "Jeg godkjenner" med store bokstaver nedenfor, i en vanlig linje, angi stillingen nedenfor (leder, daglig leder osv.), Deretter etternavn og initialer. Spesifiser datoen for utarbeidelsen av loven, også nedenfor.
Trinn 4
Deretter angir du formålet, for eksempel å markere utløpte dokumenter for destruksjon. Deretter oppgir du årsakene, for eksempel "basert på listen over typiske organisasjonsdokumenter …"
Trinn 5
Nedenfor er tabelldelen, som består av åtte kolonner. Den første er serienummeret. Det andre er navnet på dokumentet, for eksempel ferieplaner eller korrespondanse om arbeid med personell. Den tredje er sluttdatoene, det vil si de datoene som er angitt i dokumentet sist, for eksempel slutter ferieplanen i 2010, så du må skrive "2010". Du trenger ikke å spesifisere måneden her.
Trinn 6
Deretter kommer kolonnen med varenummer, hvis de ikke er der, kan du legge ned bindestreker. Deretter legger du ned indeksen til saken i henhold til nomenklaturen, for eksempel graf 05-20, der 05 er avdelingsindeksen, og de to andre sifrene er ordens nummer på saken.
Trinn 7
Deretter angir du antall lagringsenheter, for eksempel kan grafen være i en enkelt kopi, men korrespondansen med rammer er i flertall. Fyll deretter ut boksen med lagringsperioder i henhold til referanseboken. På slutten, hvis nødvendig, fyll ut "merknad" -kolonnen.
Trinn 8
Etter tabelldelen, skriv at varebeholdningene er tilgjengelige og godkjent av hodets protokoll som angir antall og dato for utarbeidelsen.
Trinn 9
Deretter oppsummerer du summen, som kommer til uttrykk i antall gjenstander av dokumenter som er klare til destruksjon, for eksempel i løpet av perioden 2006-2010 ble 234 gjenstander ødelagt.
Trinn 10
Deretter sjekker lederen alle dataene på nytt og signerer dokumentet.
